帳票とは何か？役割や種類から関係する法律まで解説

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ビジネスシーンでは「帳票」という言葉が頻繁に使われているものの、正確な役割を説明できる人は少ないのではないでしょうか。さまざまな場面で、役割に応じた帳票が求められています。また、保存期間や方法も踏まえて管理しなければなりません。この記事では、帳票の役割や種類、ビジネスパーソンなら知っておきたい法律などを解説します。

まずは基本を押さえよう！帳票の役割と種類とは

帳票の定義や目的、帳簿の種類、伝票の種類、伝票の証憑といった、帳票の基本的なことについて解説します。

帳票定義と目的

企業や個人事業主が経営活動を行うにあたり、作成された書類の総称を「帳票」と呼びます。具体的には、帳簿と伝票を合わせた総称であり、以下の書類が含まれます。

• 仕訳帳
• 出納帳
• 元帳
• 買掛帳
• 売掛帳
• 経費帳
• 台帳
• 入出金伝票
• 請求書
• 領収書
• 納品書
• 健康診断結果報告書
• 出退勤表
• 給料明細書
• 契約書
• 権利書
• 当座預金照合表
• 振込依頼書

そのほか、ここに挙げなかったものでも、経営活動の中で作成された書類は帳票にあたるといえるでしょう。

帳票は種類によって役割が異なります。たとえば、取引先との間に発生した金銭のやりとりを記録にとどめておくのは、代表的な役割だといえるでしょう。また、企業が品物を送ったり受け取ったりした証拠として、帳票を残すこともあります。いずれの帳票についてもあてはまる特徴は、経営活動の履歴になっている点です。帳票をしっかりと保存し担当者が後で見返せば、当時の経営活動を細かく把握できるようになります。

帳簿の種類

経営状況を記録するために作られる帳票です。複式簿記においては、「総勘定元帳」と「仕訳帳」が欠かせません。これらの帳簿を確認すれば、どの時期にいくらの金額が動いたのか確認できる仕組みです。また、現金のやりとりや口座の記録を残すための「出納帳」も企業経営では非常に重要です。さらに、仕入れ先に対しては「買掛帳」を、取引先に対しては「売掛帳」を作り、金銭のやりとりを管理しなければなりません。減価償却を正確に続けていくには、「固定資産台帳」も必須です。

伝票の種類

企業が行うあらゆる取引に関して、その都度、作成される帳票です。お金の出入りを残すための「入出金伝票」、手形や掛仕入について作られる「振替伝票」などが有名だといえるでしょう。なお、翌月以降に決済がなされる取引では、売上伝票や仕入伝票が重宝されます。

証憑と伝票の違い

帳票とよく似た書類として、証憑書類があります。場合によっては、伝票と証憑書類が混同して扱われていることも珍しくありません。ただ、証憑書類の定義は「取引成立の証」です。ある取引の結果や過程を残すための書類なので、経営活動の記録である伝票とは微妙に意味が異なります。帳票の中に、伝票や証憑書類が含まれているイメージです。ちなみに、証憑は顧客や企業との間だけでなく、自社の従業員との取引でも使われます。

証憑書類は取引が「間違いなく行われた」という証でもあり、ビジネスシーンでのトラブルを避ける役目も担っています。仮に企業間で認識の食い違いがあったとしても、証憑書類を見ればどちらが正しいのか判断が可能です。例としては、給与明細書や履歴書、退職届などが挙げられます。そのほか、出退勤表や各種経費の申請書なども含まれます。企業間で取り交わす契約書も証憑書類の一種です。

ルールを知っておこう！帳票の保存期間・方法は？

帳票の扱いについては法人税法と会社法によってルールが決められています。ルールを守っていないと罰則もあり得るので注意してください。

法人税法上の保存期間と方法

企業が確定申告や決算を終えれば、とりあえず、その年度の帳票は役割を終えたことになります。ただし、決算や確定申告には審査が入るケースもあります。もしも不審な点があったとすれば、企業は必要な書類とともに説明しなければなりません。そのため、帳票類を一定期間は保存し続けるよう、法律で定められています。法人税法上では、帳票の保存期間は5年か7年です。このうち、取引の過程で発生した書類については5年間保存しなくてはなりません。一方、帳簿や決算書類、入出金を裏付ける帳票は7年間残す義務があります。

帳票の保存方法は、原則的にプリントアウトした紙だと指定されてきました。ただし、最後の2～4年間は、マイクロフィルムによる保存も認められます。それに、一貫してデータで作成してきた帳票の一部については、サーバー内やDVD、CDによる保存も可能です。そのほか、許可を受けた一定の帳票は、スキャナーで読み込んだ後、データとして保存できます。そして、パソコンなどの電子計算機で作られた帳票も、承認を受けさえすれば、電子計算機出力マイクロフィルムによって残せます。

会社法上の保存期間と方法

法人税法と違い、会社法上における帳票の保存期間は10年です。たとえば、会計帳簿は無条件に10年残さなくてはなりません。なお、会社法上でも保存方法は紙だけでなく、データやマイクロフィルムが認められています。

罰則はあるのか

税務調査によって必要な帳票が保存されていないと判明したら、企業の確定申告は取り消しになってしまいます。そのうえ、税務署が計算した額で納税し直さなくてはなりません。税務署が一方的に決める税金を「推計課税」と呼びます。また、仕入に関する帳簿書がないと、その分の消費税を加算されるリスクも生まれるでしょう。電子帳簿保存法でも、罰則について取り決めている箇所があります。保存されていないことが発覚すれば、紙の帳票と同じように確定申告が取り消されたり、推計課税が課せられたりするのです。

会社法上でも、保存義務に違反すると「100万円以下の過料」が課せられる決まりです。税法のように調査が入る可能性は低いものの、万が一のために罰則をしっかり把握しておきましょう。

帳票は電子化の時代へ！紙帳票のデメリットと電子化のメリット

かつて、帳票といえば紙で作成するのが当たり前でした。しかし、時代とともに専用ソフトウェアやツールで帳票を作成し、データとして管理する現場も増えてきています。こうした現象は「帳票の電子化」と表現されています。

紙帳票のデメリット

帳票の電子化が進む理由として、従来の紙帳票におけるいくつかの問題が挙げられます。紙帳票にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。

作成に手間がかかる

最大のデメリットは「作成にかかる手間」です。手書きで帳票を作っていると、個人の労力が大きくなります。しかも、字が汚いと内容が判別しづらくなり、取引を記録できなくなってしまいます。また、紙は劣化がしやすいので、ある程度の時間が経てば損なわれてしまうでしょう。

コストが高い

コスト面からペーパーレス化を求める声も大きくなっていきました。1枚あたりのプリント費用は決して高いものではなくても、頻繁に印刷していてはコストがどんどん膨らみます。紙の帳票を保管し続けるスペースも確保しなければなりません。膨大な量の紙を整理するのも一苦労です。これらのデメリットを踏まえて、多くの企業が電子化を決断するようになったのです。

ペーパーレスを含め企業のコスト削減について知りたい方はこちらもご覧ください。
コスト削減はなぜ必要？基礎知識から削減方法まで徹底解説

リモートワークが導入しにくい

紙の帳票を使った業務を続けていると、リモートワークの導入が進みにくいという問題もあります。

帳票の印刷や取引先への送付、承認作業などはオフィスでなければできない作業が多数です。 しかし、働き方の多様化が求められるなか、リモートワークができないというのは、従業員の満足度低下につながる可能性があります。リモートワークができないと通勤による時間のロスなどもあり、作業効率の低下につながる恐れもあります。

帳票電子化のメリット

帳票を電子化することで、オフィスが抱えるさまざまな課題が解決すると考えられています。帳票電子化のメリットを紹介します。

オープンシステムへ移行できる

まずは、メインフレームからオープンシステムに移行できる点が重要だといえます。従来の紙帳票では、大型汎用機（メインフレーム）によって大量に印刷してきました。ただし、この方法では個人が帳票を欲しくなったタイミングで気軽に印刷することはできません。帳票を電子化すれば、専用ソフトやネットワーク接続といったオープンシステムより、個人で簡単に帳票を作成可能です。仕事に柔軟性が生まれるだけでなく、メインフレームの導入、維持費も削減できます。

コスト節約や業務効率化ができる

次に、ペーパーレスによるコスト節約も見逃せないポイントです。プリントアウトや保存にかかる費用を抑えられるうえ、紙よりデータのほうが管理も楽です。必要なときに過去の帳票をすぐ検索できるようになり、業務効率化にも役立ちます。それに、電子化された帳票は劣化が起こらないので、保存期間が長くなっても耐えられます。

セキュリティを強化できる

保存場所を動かすこともないので、不用意な紛失のリスクも抑えられるでしょう。そのほか、データを管理する方が紙よりも、セキュリティ対策を施しやすいという面もあります。データ管理の場合、アクセス権限を設けることで限られた人間しか帳票を閲覧できなくなります。情報漏えいの危険が減り、安全に帳票を管理できるのは大きなメリットです。

DXを推進できる

ビジネスモデルの変革や業務効率化、人手不足の解消などの観点から、デジタル技術で変革をもたらす「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を推進している企業が増えています。

帳票を扱う業務も電子化することで、企業のDXをより効果的にすることが可能です。帳票の電子化により、社内のさまざまなデータとの連携やデータ分析を活性化し、改善すべき課題の発見や新たな事業戦略の立案につながる可能性があります。

ESG・SDGsに対応できる

帳票の電子化は、ESG・SDGsの取り組みにもつながります。

ESGは「Environment（環境）」「Social（社会）」「Governance（企業統治）」の頭文字をとったもので、企業が長期的に行うべき投資・経営・事業活動を示しています。SDGsは持続可能な開発目標（Sustainable Development Goals）のことです。

そして、ESG・SDGsどちらにも含まれている要素に環境保全があります。

帳票の電子化により森林破壊につながる紙の使用を削減することで環境保全に貢献でき、企業イメージの向上も期待できます。

帳簿や書類の電子化についてメリットを知りたい方はこちらもご覧ください
コロナ禍で注目を集める電子化のメリットや方法とは

帳票を電子化する方法とポイント

帳票はPDFやhtml・excelといった形式で作成できますが、紙の帳票をスキャンして保存したり電子帳票システムを導入したりする方法もあります。それぞれのポイントを解説します。

PDF

大きなメリットは、一度出力すれば内容を変更できない点にあります。そのため、セキュリティ面では安全で、金銭のやりとりなど、重要な項目を記録するのに適しています。電子署名をつけて管理すればさらに、改ざん防止へとつながるでしょう。また、端末に関係なく文書を閲覧できるのも魅力です。多くのデータ文書では、端末に入っていない文字フォントが使われていると、正確に映し出されません。それに対して、PDFは文字フォントに関係なく、専用のリーダーさえインストールされていれば読み取り可能です。そのかわり、後で編集したい帳票には向いていない形式だといえます。これから内容を変更する帳票については、不向きな形式です。

html

ネットワーク経由で帳票を作成したり、送受信したりするなら非常にメリットのある形式です。権限を持っているユーザーならオンラインで編集や出力作業ができるので、共同で帳票を管理したい現場に向いています。さらに、専門的な知識がなくても様式に細かい変更を加えられるところも魅力です。html形式では、タグによって内容を編集します。タグの意味さえ覚えれば、見出しや字体を手軽に変えられます。

ただし、htmlは作業を間違えると、影響する範囲が広くなってしまいかねません。少しだけタグを間違えただけで、希望する書体が表示されなくなってしまいます。慣れるまでは、編集を面倒に感じることも少なくありません。それに、こだわったデザインを作りにくいのもデメリットです。

excel

ビジネスシーンで使われている端末は、excelを最初からインストールしているケースが大半です。そのため、日常的にexcelで帳票データを作っている現場も珍しくありません。excelは追加ライセンス費用もなく、安価で使えるのが強みです。また、細かい修正を施しやすく、一度作った帳票フォームを使いまわせるのもメリットです。

一方、excel形式の帳票は修正ができてしまうので、第三者による改ざんの危険性は高くなります。こうしたトラブルを防げるよう、帳票の作成はexcelで行っても、別の形式に出力して保存するのが得策です。

紙帳票のスキャン

取引先から受領した帳票や自社で発行した帳票をスキャンして電子化する方法です。スキャンにはスキャナや複合機、デジタルカメラなどが使用されます。

画像データのテキストを認識、テキストデータ化するOCR（Optical Character Reader）を使って電子化してくれるサービスもあります。PDFに比べて検索性の向上やデータ活用に便利な点がメリットです。

スキャンする場合は、後述するe-文書法や電子帳簿保存法の要件を守る必要があります。

電子帳票システムの利用

電子帳票システムを活用するという方法も一般的です。電子帳票システムはあらゆる帳票の作成・送付・管理を自動で行えます。また、発行から管理までを電子データで一元化するため、大幅な業務効率化や紙代などのコストカットも期待できます。

なかでも電子帳簿保存法の要件に対応した「JIMA認証」を取得し、インボイスにも対応したシステムならば、法対応業務を効率化するとともに、ガバナンスの強化も図れるのでおすすめです。

現在、電子帳票システムはさまざまにあり、帳票の自動作成に優れているものや、取引先への発送がしやすいものなどがあります。吟味の上、自社の業務内容に適したものをお選びください。

帳票に関わる法律を知って安全に保存・管理をしよう

帳票の電子化に関しては複数の法律によって、保存や署名の方法などについてルールが定められています。法律に則して安全な保存を行ってください。

電子帳簿保存法

帳票を電子化した際の保存期間、方法などを記している法律です。電子化の需要が高まった状況に応じ、1998年に制定されました。この法律によってもたらされた最大の変化は、原本を保存する義務が解消された点にあります。一部のキャッシュレス決済においては、原本を破棄してもデータを残しておけば「保存している」と認められるようになったのです。その場合、決済データが帳票の代わりとなります。一方で、手書きの仕訳帳、総勘定元帳などに対してはデータ保存を認めていません。また、決算関係の書類も原本を残しておく義務があります。

2005年からはスキャナー保存を認め、2015年にはその要件もさらに簡易化されました。2017年度には「受領者」「タイムスタンプの意義」「電磁的記録事項の確認」といった項目が見直されるなど、時代とともに細かく修正されているのが特徴です。

電子署名法

2001年に制定され、電子署名の重要性を裏付けています。従来の帳票では、手書き署名や押印が重要視される傾向にありました。しかし、電子署名法によって、定められた手続きを通った電子署名であれば、手書きや押印と同等の価値をなすようになっていきます。

e-文書法

別名で、電子文書法とも呼ばれており、データ保存について詳しく記されています。2005年にこの法律が制定されたことにより、電子帳簿保存法の一部にも修正が加えられました。銀行法や証券取引法など、251もの関連法律をひとつにまとめる意図があり、これ以降、法的要件を満たした一部のスキャナー画像は、原本と等しい価値を持つようになります。一般企業が帳票を保存する手間を大きく軽減させたといえるでしょう。

e-文書法で、データ保存の法的要件として挙げられているのは「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4点です。まず、解像度が高く、正確に読み取れることが大前提です。次に、保存中にデータが損なわれないよう対策がなされていなければなりません。電子署名やタイムスタンプといった、具体的な対策方法についても記されています。そして、アクセス権限が設定されていて、データの機密性が保たれていることも大事です。最後に、データを整理したり閲覧したりできるよう、検索可能な状態になっている必要があります。

帳票の電子化には「ナビエクスプレス」

帳票を電子化し、コストカットや業務の効率化などを実現するために、電子帳票サービスの「ナビエクスプレス」の導入をおすすめします。

ナビエクスプレスには以下のような特徴があります。

• 帳票の作成から取引先への発送、保管までを一元化
• 現在のシステムとの連携もカスタマイズ
• SSLによる暗号化など各種セキュリティ機能を搭載
• CSVファイルを送れば明細書を作成し自動で配信
• 現在の請求書や給与明細などのデザインを変えずにフォーマットを作成
• 請求書の自動配信で人的ミスを防止
• 送った帳票の開封状況などは、リアルタイムにステータスを確認できる

豊富な機能でWeb請求書や領収書、支払通知書、納品書、給与明細などにかかっていた業務の効率化を実現します。

導入事例1｜株式会社桑原 様

株式会社桑原 様はアパレル製品の検品と補修を専門に事業を展開しています。国内に10カ所、海外に20カ所の工場拠点を持ち、すべての経理業務は本社で行ってきました。請求書の発行の数も月平均1,500～2,000件にものぼり、人海戦術で作成や発送業務を行っていたそうです。

経理業務の効率化を行いたいと基幹システムの刷新を行った際、ナビエクスプレスの導入も行いました。費用対効果の良さはもちろん、セキュリティ面の良さも導入を決定するポイントでした。毎月300～400件がWeb配信に変わったことで発送業務の軽減につながっています。

導入事例2｜トーハツ株式会社 様

日本で初めて船外機や可搬消防ポンプの開発を手掛けたトーハツ株式会社 様。現在、海外100ヵ国以上に船外機などを輸出しています。また、可搬消防ポンプにおいては国内で高いシェアを誇っています。

取引に関する納品書や請求書の発行業務は営業事務センターでまとめて行っていますが、その数は年間3万件にものぼるそうです。これまでは紙で発行し発送していたため、作成、印刷、捺印、封入などに多くの時間をとられ、業務効率が課題となっていました。

そこでナビエクスプレスを導入したところ、2人で月160時間以上かかっていた作業が1人70時間に削減し、印刷費や郵送代も大幅にカットできました。

法律をしっかり押さえて帳票の電子化を進めよう

帳票をデータで保存できるようになれば、ペーパーレス化が進みコスト削減につながります。また、現場の労力も大幅に少なくなるでしょう。一方で、帳票のデータ保存は法律に従って行わなくてはなりません。違反すると罰則を科せられることになり、経営にダメージを受ける恐れも出てきます。帳票に関する法律をチェックして、安全に電子化へと移行しましょう。

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