2021/11/01

帳票、書類の電子化

普通郵便は土曜日に配達されなくなる|郵便法改定の影響

2021年10月から郵便法改正に伴う新サービスが実施されることとなり、普通郵便への影響が懸念されています。特にビジネス関係の書類では短期間で発送しなくてはならないものも多く、不安に感じている人も多いでしょう。改正後は働き方そのものを変えなくてはならない場面も出てきます。この記事では、郵便法改正とビジネス文書の関係について解説していきます。

郵便法改正のポイントは主に4つ!それぞれの内容を紹介

法改正によって生まれた大きな変化は主に4つです。この段落では、以下の4つの変化を紹介していきます。

1.土曜日に普通郵便が配達されなくなる

これまで普通郵便では、平日に投函したハガキ、品物などが土曜日に届くことも珍しくありませんでした。地域にもよるものの、土曜日に届けたければ木曜日にはポストにハガキを投函するのが一般的な考え方だったといえます。しかし、法改正によって封書やはがきなどの普通郵便物とゆうメールについては、土曜日配達がなくなりました。また、翌日配達も中止となります。そのかわり、速達や書留、レターパック、宅配便のゆうパックなどは、引き続き土曜日の配達を続けていく予定です。

2.到着日数の繰り下げ

普通郵便とゆうメールは、17時までの投函で翌日、もしくは翌々日に届けられるのが当たり前でした。それに対し、法改正後は段階的に、到着日数が繰り下げられていく予定です。具体的には、到着までに1日多くかかると見ておくべきでしょう。たとえば、月曜日の17時までに投函されたハガキなら、火曜日か水曜日には届けられる仕組みでした。しかし、法改正後は水曜日か木曜日に変わります。なお、普通郵便とゆうメール以外のサービスでは法改正後も従来通りの日数で届けられます。

3.オプションサービスの変更

速達郵便料金や配達日指定郵便料金などのオプションも、法改正後は変更されます。速達はおおむね、1割ほど安い料金でこれらの郵送物を届けられるようになるでしょう。料金が安くなった理由は、「サービス低下を防ぐため」です。普通料金やゆうメールの到着日数が長くなるにもかかわらず、料金が変わらないのでは「サービスが悪くなった」というクレームが寄せられても不思議ではありません。利用者の不満への対策として、特殊取扱料金は見直されたのです。なお、郵送物の重量が大きくなるほど、料金が引き下げられる幅も大きくなる傾向にあります。

ただし、配達日指定郵便料金は割高になるので注意しましょう。これまでの料金設定では、平日と土曜日に配達を指定した場合、追加で32円がかかっていました。そして、日曜日と休日を指定したときのみ、追加料金は210円となっていました。しかし、法改正後は土曜日に指定した際にも210円を追加で請求されます。日曜日と休日の追加料金210円は変わらないままです。

4.郵便区内特別郵便物に関する変更

一定条件を満たしていて、割安で遅れる郵便物が「郵便区内特別郵便物」です。従来の郵便区内特別郵便物は配達局に頼まなくてはなりませんでした。法改正後は、地域区分局にも頼めるようになります。差出局の追加は、2021年10月1日以降が第1段階、2022年4月1日以降が第2段階に設定されています。

法改正の背景

最大の原因は「郵便物の減少」だといえるでしょう。メールや文書の電子化などの影響により、普通郵便やゆうメールを利用する人の数はどんどん減っています。その中で日本郵便は、コスト削減を行う必要に迫られてきました。郵便法改正によって配達日数が遅れれば、職員の拘束時間は短くなります。日本郵便は改正後、年間50億円前後の経費削減を見込んでいます。そのほかでは、働き改革が推進されている状況も日本郵便に影響を与えました。郵便法の改正は2020年に決定し、翌年4月に新サービスの施行が発表されました。そして、10月からいよいよ現場で変更点が導入されています。

なお、これらの郵便法改正についてはすでに、以下のコラムで詳細を述べています。
郵便法改正による請求書発送業務への影響と対処法を紹介

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郵便法改正によって配達日数はどうなってしまう?考えられるデメリット

郵便法改正の中でも、ビジネスパーソンへの影響がもっとも大きいのは「配達日数の繰り下げ」だといえるでしょう。これまでは前日や前々日に投函すればよかった文書も、期限に間に合わなくなる可能性が高くなります。この段落では、法改正後にビジネスの現場がこうむるデメリットについて解説します。

スケジュールを組み直さなければならない

今まで仕事の成果を郵便で発送していた企業、個人事業主は、そのスケジュールを再検討しなくてはなりません。たとえば、法改正前は「前日の17時までに郵便を出せばいい」という考え方で働くことも可能でした。しかし、法改正後は、同じ感覚だと納期に間に合わなくなってしまいます。根本的なスケジュールを組み直さなければ、納期や納品にまつわるトラブルが増えていくでしょう。また、「いざとなれば土曜日に届ければいい」という考えも通りません。「今週末が期限」の郵送物がある場合、遅くても水曜日には投函して金曜日に届けないと間に合わなくなったのです。

郵便にかかるコストが増える

速達サービスは法改正後も継続されます。そのため、「いざというときは速達を使えばいい」と考えている人もいるでしょう。ただし、土曜日着を指定する速達の料金は法改正後、32円から210円に跳ね上がりました。もしも土曜日到着を想定しているなら、速達のコストは決して無視できません。また、平日着の速達は32円のままではあるものの、利用する頻度が高くなれば経費も無視できない額になっていきます。年間をお通しての郵便コストが増え、利益率を下げる事態にもなりかねないのです。

請求業務が大変に

法改正の影響が色濃く出てしまう業務として、月々の請求業務が挙げられるでしょう。ほとんどの企業は毎月、決められた日に向けて請求書を取引先へと送付しています。しかし、法改正後は郵便物の配達が1日遅れてしまうので、請求書を準備するスケジュールも組み直さなくてはなりません。従来よりも1日スケジュールを縮めなければならず、営業部や経理部にかかってくる負担は大きくなります。また、請求書を1日早く出すことで、売上を回収できる期間も縮まってしまいます。こうしたスケジュールを上手く調整できないと、企業のキャッシュフローを悪化させる原因になりかねないのです。

郵便物の遅れが信用を損なうことも

すべての企業が法改正後の業務スケジュールにすぐ対応できるわけではないでしょう。中には、縮まった期限になれず、請求書や納品物を遅らせてしまう企業も出てくると考えられます。ただ、こうした事態が起これば企業の社会的信用に傷が入ります。そして、同じミスが繰り返されたなら、取引先を失うこともありえます。

配達日数の変化に対応するための心がけとは?具体策を知ろう

さまざまな弊害がある中でも、企業や個人事業主は郵便法改正に対応していかなくてはなりません。この機会に、従来の仕事のやり方を見直してみるのもひとつの方法です。ここからは、法改正後の変化について、ビジネスパーソンが注意しておきたい心がけを解説していきます。

帳票作成のシステム化

まず、帳票作成を手動で行ってきた企業は、法改正をきっかけにシステムの導入を考えてみましょう。多くの企業がすでに、システムやソフトウェアの力を借りて毎月の帳票類を作成、発行しています。しかし、取引先が少ない企業は「システムの必要がない」という判断から、手動を続けているケースも少なくありません。また、システム担当者がいない企業でも手動で帳票を作っていることはありえます。ただ、手動だと期限が1日早まるだけでも現場の負担は膨大になってしまいます。システム化すれば効率的に発行作業を進められるので、法改正への対応もスムーズです。

帳票を完全に電子化しよう

書類を電子化して、取引先とやりとりしている企業も増えてきました。そして、郵便法の改正によって、書類電子化に踏み切る企業はますます増えていくでしょう。その理由は、「作成と郵送の手間を省略できる」ことにあります。電子書類は、紙の帳票よりも作成や修正が簡単です。また、メールで送信できるので郵送にかかる時間を短縮できます。2~3日は見込まなくてはならない郵送の期間も、メールなら一瞬で済ませられます。

業務フローを見直して効率化

帳票に関する部分だけでなく、企業全体の業務効率も振り返っていきましょう。業務フローが確立していないにもかかわらず、作業スピードだけ速めようとしても無理があります。むしろ、そのことでミスが連発してしまえば企業の評判は悪くなりかねません。まずは業務フローをしっかりと可視化し、各プロセスごとに細かくチェックすることが重要です。「営業メンバーの報告が遅い」「人手が足りない」など、帳票作成を遅らせている要因がはっきりしたなら、法改正後の新しいスケジュールにも十分に対応可能です。

リモートワークの推進

経理の人手不足を解消し、到着日が繰り下がっても帳票の作成、発送を速やかに終わらせるには「リモートワーク」の導入の検討しましょう。Web会議システムやビデオ通話を利用し、リモートワーカーを雇用する企業は増えています。2020年の新型コロナウイルス感染拡大以降、その割合はどんどん高まっているといえるでしょう。リモートワークなら、事情があってフルタイムで出社しにくい人材も雇えます。さらに、繁忙期だけリモートワーカーを迎え入れる選択肢もあります。

書類電子化サービスのメリットと注意点を押さえよう!

郵便法改正への対応策の中でも、書類電子化は現実的かつ効果を期待できる方法です。その一方で、これまで紙の帳票、書類に頼ってきた職場では電子化に不安があるのではないでしょうか。この段落では、書類電子化のメリットと注意点を挙げていきます。

電子化には数多くのメリットがある

たくさんの現場で書類の電子化は進められてきました。なぜなら、紙の書類では得られないメリットが多いからです。

紛失しにくく検索しやすい

電子化された書類は、データとして管理できます。保存先さえ決まっていれば、データの管理はそれほど難しくありません。作成日時やファイル名などで並び替えられ、見やすく整理可能です。しかも、紙の書類と違って劣化するリスクがありません。何年たっても鮮明なままで、紛失しにくいのは大きなメリットです。そのうえ、検索をかけられるので必要なときにすぐ確認できます。法改正後、あわただしくなる帳票作成や発行の業務において、ひな形を簡単に探せるのは心強いポイントでしょう。

コスト削減につながる

書類をデータで管理するようになれば、紙にかかっていたコストを削減できます。紙そのものやインクは必要ありません。高性能のファクシミリやプリンターがなくても日常業務をまわせるようになります。書類の作成から発行、郵送にいたるまで、すべての工程をパソコンで一貫して行えます。リモートワーカーが作業しやすい環境を考える際も、紙よりデータのほうが適しているといえるでしょう。

ミスが減る

手動で書類、帳票を発行していると、どうしてもミスが起きます。その場合、ささやかなミスであっても作業を一からやり直さなくてはなりません。郵便法が改正され、書類の郵送に余裕がなくなった状況では些細なミスが致命的になることもありえます。書類を電子化すれば、手動で記入する項目が減る分、ミスも起こりにくくなるでしょう。万が一、ミスが発覚してもパソコンの画面上ですぐ修正可能です。

17時を過ぎても作業できる

郵便物の投函は17時投函が原則です。地域によっては、もっと取集時刻が早く設定されているところも少なくありません。つまり、期限が迫った書類や帳票については、前日か前々日の17時投函が絶対でした。法改正により、これらの期限は前々日と3日前に繰り下がっています。書類や帳票の発行者は期限の日時を強く意識しなくてはなりませんでした。もしも期限の取集時刻を過ぎてしまえば、有料の速達サービスを利用しなくてはならないからです。しかし、書類電子化なら取集時刻を気にせず、期日のうちに発行してメールで送信すれば間に合うようになります。

書類電子化の注意点

まずは、「解像度」をしっかり確認しましょう。解像度が低いと文字や数字を読み取れないため、先方が受領したことになりません。次に、「セキュリティ対策」も不可欠です。書類や帳票をメールで送信するとき、どのような流れで第三者に情報漏洩するか予測ができません。そうならないよう、最大限の対策を施す必要があります。書類は必ず修正の難しいPDFにして、法人向けのファイル転送サービスを利用するなどの工夫を重ねましょう。

「電子帳簿保存法」の知識も必須です。書類電子化が一般化したことで、電子帳簿保存法も改正されています。「発行者側がタイムスタンプを押す」「訂正削除履歴は残さなくてはならない」など、法律では細かいルールもたくさん定められています。書類電子化にまつわるトラブルを起こさないよう、法律の中身も正しくチェックしておくことが大事です。

郵便法の改正に関する配達日の繰り下げは書類電子化で対応しよう

普通郵便やゆうメールは郵便法の改正後、これまでより1日以上、配達日が遅れてしまいます。また、土曜日に配達が休止されるのも、多くの企業にとっては痛手でしょう。郵便物を出すことで手間とコストが増えるなら、いっそ書類を電子化するのもおすすめです。書類をデータで管理するようになれば、取集時刻や配達日を気にせず発行から送信までを行えます。

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