ERPで出力した請求書を電子化する場合の課題

ERPは社内の基幹システムであり、現在では多くの企業に導入されています。しかし、自由にカスタマイズができない、既存システムの改修ハードルが高いなどの理由から、請求書の電子化に対応できていないケースもあるようです。「自社でも請求書を電子化したいけれど、現在のERPでは難しい」と悩んでおられる企業の担当者様も多いかもしれません。

本記事では、ERPによる請求書の問題点や既存システムでの電子化がやりにくい理由、解決策としての電子帳票システム導入のメリット、請求書を電子化する際のポイントなどを解説します。ERPで出力した請求書の電子化に悩んでおられる方は、ぜひ参考にしてみてください。

ERPとは「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理する基幹業務システム

ERPは、「Enterprise Resource Planning（企業資源計画）」の頭文字をとった用語で、企業経営に欠かせない要素であるヒト・モノ・カネ・情報を一元管理して適切に分配し、有効活用するための計画や考え方を意味します。現在では、経営資源の一元化を実現させる「基幹業務システム」を表す言葉になりました。

企業がERPを導入すれば、業務の効率化や経営判断の迅速化、情報の一元管理などに有効です。ERPは特定の業務範囲に限定しての利用も可能で、大企業から中小企業まで幅広く活用できます。ただ、細かなカスタマイズができないケースや、改修にコストがかかり過ぎるといった問題が起きる可能性もあるため注意が必要です。これらの問題はERP全体に関係するものですが、本記事では、特に請求書に焦点を絞り、ERPがもつ課題と解決法について解説します。

ERPで作成した請求書の課題とは？

ERPによる請求書発行は、メリットも多いものの、一方で次のような問題が起きる恐れもあります。

• 導入しているERPが印刷専用で電子化できない
• 出力する請求書を取引先に合わせて分割できない
• 運用に沿ったメール配信ができない
• 配信リスト（顧客マスタ）の詳細な管理ができない

ERPで請求書を作成する際に想定される課題について解説します。

導入しているERPが印刷専用で電子化できない

ERPはツールによって機能性が異なりますが、なかには、WEB上での配信機能やダウンロード機能がなく、請求書をわざわざ紙に印刷しなければならないケースもあります。テレワークの普及やペーパーレス化が進む昨今、せっかくERPを導入しても、電子化ができなければ生産性の向上につながりません。

ERPから出力される請求書データをスムーズに電子化できるツール、もしくは、API連携に対応した請求書の作成・配信等を行えるツールを活用する必要があります。

出力する請求書を取引先に合わせて分割できない

ERPによっては、請求書を分割して出力できないシステムもあります。取引先のなかには、部署ごとに請求書を送付しなければならないケースもあるでしょう。しかし、ERPが請求書の分割など細かなカスタマイズに対応していなければ、手作業で分けていく必要があるため、非常に効率が悪くなってしまいます。

請求書を自由に分割できるツールを活用できれば、取引先に応じた分類作業の工数を大きく減らせるようになるでしょう。

運用に沿ったメール配信ができない

ERPシステムの内容によっては、以下のように、運用に沿ったメール配信ができないケースがあります。

• 特定の条件での自動メールが送信できない
• 取引先ごとのパーソナライズができない
• 必要な情報がメールに埋め込めない

企業の運用方法に見合ったメールを送れないと、自社の業務が非効率になるのはもちろん、取引先の利便性をも低下させる恐れがあります。メールの使い勝手が悪くて困っている場合には、柔軟な配信機能をもつシステムの導入が望ましいでしょう。

配信リスト（顧客マスタ）の詳細な管理ができない

以下のように、配信リスト（顧客マスタ：取引先に関する基本情報）の管理がやりにくいシステムも効率上問題があります。

• セグメント（業種や地域、購入履歴など）の種類が少なく、取引先に合わせて登録情報を上手くカスタマイズができない
• 取引先の情報を細かく管理できない
• 運用しているほかのツールの同期がうまくいっていない

顧客情報管理に課題があると感じているケースでは、配信リストの管理と請求書の配信に特化したツールを新しく導入・活用すれば解決できます。

ERPのシステム改修はできるがハードルが高い

前章で紹介した、ERPに起こり得るさまざまな課題を解決するには、システムの改修でも対応可能です。しかし、実際に行おうとするとハードルは高くなるでしょう。1つのシステム内で業務を完結させる点を念頭に置いて設計されている「モノリシック型ERP（構成要素の独立性を重視せず、すべてが一体のモジュールになっている設計のERP）」の場合、1つの部分を改修すると、ほかの機能に影響や不具合が発生する恐れがあります。

単にシステムを改修するだけでなく、影響が出る範囲についても調査しながら進めていき、必要に応じて対応しなければなりません。結果、多くの時間とコストがかかる可能性があります。

ERPで出力される請求書を効率的に電子配信するには「電子帳票システム」が有効

ERPで出力される請求書を効率的に電子配信するには、既存システムの改修よりも「電子帳票システム」の導入が有効です。請求書をはじめ、企業の各種帳票を電子データで作成・管理できるツールを電子帳票システムといいます。

電子帳票システムを導入すれば、帳票の作成や配信、ほかのシステムとの連携などができるようになるため、請求書発行の電子化や帳票類の一元管理が可能です。既存ERPとの連携はもちろん、利用方法に応じたデータの分割や取引先に適したカスタマイズなどができるツールも存在します。現在のERPに不便を感じている企業では、システム改修よりも電子帳票システム導入を検討してはいかがでしょうか。

電子帳票システムで請求書を電子化するメリット

電子帳票システムの利用による請求書の電子化は、企業に次のようなメリットをもたらします。

• 請求業務の自動化による業務効率アップ
• コスト削減
• あらゆる帳票に対応可能

電子帳票システムで請求書を電子化するメリットについて解説します。

請求業務の自動化による業務効率アップ

請求書発行を電子化すれば、請求業務の多くが自動化され、業務効率が大きく改善します。紙の請求書では、帳票類をもとにエクセルなどのソフトにデータを入力して請求書を作成し、さらに印刷と封入、取引先ごとの発送といった作業が必要でした。

しかし、電子化が実現すれば、連携させたデータから帳票類を取り込んで請求書を作成し、メール等で簡単に自動配信できるようになります。データ入力、請求書作成、印刷、封入、発送などの作業が必要なくなるため、業務効率は大幅にアップするでしょう。

コスト削減

請求書の電子化は、効率だけでなく、コスト面の改善にも有効です。請求書を電子化すれば、紙での発行でかかっていた紙代やインク代、封筒代、送料などが必要なくなります。また、業務の多くを自動化できるため、請求書の作成や発送などにかかっていた人的コストも削減可能です。さらに、これまで紙の帳票類を保管していた場所も空くため、倉庫代が抑えられたり、スペースを有効活用できるようになったりするメリットもあります。

あらゆる帳票に対応可能

電子帳票システムは、請求書だけでなく、ほかのあらゆる種類の帳票にも対応可能です。

• 仕入・売上・入金などの各種伝票
• 領収書
• 給与明細
• 見積書
• 発注書
• 契約書

さまざまな帳票類を電子化できるため、請求書と同様に、業務効率化とコスト削減の恩恵を受けられます。電子帳票システム導入時には、より多くの帳票に対応しているツールのほうが、効率化・コスト削減に効果的です。ツールを選ぶ際は、自社が普段利用している帳票にどれくらい対応しているかも基準の1つになるでしょう。

請求書を電子化する際のポイント

電子帳票システムを利用して請求書を電子化する際には、次のようなポイントに注意する必要があります。

• 目的を明確にする
• 郵送でのやり取りにも対応できるようにしておく
• 運用ルールや業務フローの策定を行う

請求書を電子化する際のポイントについて解説します。

目的を明確にする

請求書を電子化する際は、はじめに何のために電子化を行うのか、目的をはっきりさせておきましょう。電子化の目的を明確にすると、以下のように、具体的な方法が見えてきます。

• コスト削減が目的なら、自動化の範囲が広いシステムの導入を検討する
• テレワークの実現が目的の場合は、電子データのやり取りからはじめる
• 業務効率の改善を目指すなら、単に電子化するだけでなく、わかりやすいルール作りや担当者を作業に慣れさせる必要がある

目的が定まっていると、導入すべきシステムの要件も決まってくるため、検討もしやすくなるはずです。

郵送でのやり取りにも対応できるようにしておく

請求書を電子化する際も、並行して郵送でのやり取りもできるようにしておきましょう。請求書は受け取るだけでなく、取引先にも送付する必要があります。そして、すべての取引先が電子化に対応してくれるとは限りません。強引に電子化を進めるのはトラブルの原因になる恐れもあり、柔軟な対応が必要です。

電子化が難しい取引先に合わせて、郵送でのやり取りを行える体制も残しておきましょう。同時に、電子化は取引先のメリットも多いため、有用性を説明して理解してもらえるよう努力するのも大切です。

運用ルールや業務フローの策定を行う

電子帳票システムを導入した場合、従来の業務フローを変更しなければならないケースもあるでしょう。電子帳簿保存法に則った運用ルールの策定や無駄な業務を省いて効率化を図る作業マニュアルなど、法律を守りながら、業務改善にも結びつく運用体制の構築が急務となります。単に請求書を電子化するだけでは業務の効率化にはつながりません。

ルールやフローの構築にあたっては、現場の声も大切にして、使いやすい仕組みにするのが大切です。担当者にヒアリングしながら、自社に適した業務ルール・フローを作り上げていくのが望ましいでしょう。

カスタマイズ性の高い電子帳票システム「ナビエクスプレス」

「ナビエクスプレス」は、商取引で使用される全帳票類を電子化し、業務効率化に貢献する電子帳簿ソリューションです。電子化により、紙代や人件費、発送費などのコストを削減するとともに、送付作業にかかる時間や手作業によるミス、紛失などのトラブルを無くし業務効率を改善します。

データの分割やカスタマイズにも対応しているため、取引先にあった運用が可能です。請求書のほかに、納品書や領収書、支払通知書、給与明細などにも活用できます。暗号化と各種機能によりデータを保護するので、セキュリティ面も安心です。多様なインターフェースやシステム連携も充実しており、従来の基幹システムから出力されるデータにも対応しています。

続いては、実際にナビエクスプレスを導入している企業様の事例を紹介します。

導入事例｜敷島製パン株式会社 様

食品メーカーの敷島製パン株式会社様では、請求書業務の圧縮による効率化を目指して「ナビエクスプレス」を導入しました。敷島製パンで毎月発行する請求書の数は約5,000枚。出力して手作業で封入し、発送するのにかかる時間やコストは膨大になっていました。さらに、普通郵便が土日祝日の配達を休止してスピードダウンも見込まれる点や社内でのペーパーレス化の流れにより請求書の電子化を決定します。

導入にあたっては、発行する4種類の請求書をシステムで区別できるか、取引先の名前を各請求書に入れられるか、などの懸念点もあったものの、担当者と相談を重ねて、どちらも「ナビエクスプレス」の機能により対応可能とわかりました。現在はまだ、電子化は一部の取引先にとどまっていますが、将来的には100%を目指しているとのことです。

ERPにおける請求書の課題はツールの活用で解決しよう

請求書の電子化には、業務効率の改善やコスト削減など、多くのメリットがあります。しかし、現在のERPが請求書の電子化に対応できていない企業も多いかもしれません。自社ERPの基幹システムが請求書の電子化向きでないケースでは、専用のツールを上手く利用して課題を解決していきましょう。

電子帳票システム「ナビエクスプレス」では、請求書をはじめ、ビジネスに関する多様な帳票類の電子化ができます。自社でも請求書を電子化したいと考えている場合には、ぜひ導入を検討してみてください。

こちらでは、ナビエクスプレス導入を検討している方に役立つ帳票類電子化に関する資料をご用意しています。ぜひ利用してみてください。