郵送作業の代行サービスを利用する利点とは？導入の注意点や選定ポイントも解説

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請求書などの帳票類やDMなど、大量の書面を送ることが多い企業にとって、郵送作業の負担はコスト的にもリソース的にも大きいものです。郵送業務に大きく時間を割かれ、従業員がコア業務に専念できないということもあります。そこで注目されているのが郵送作業の代行サービスです。封入や投函を代行してくれるものもあれば、請求書の電子化と送信を行ってくれるものもあります。

郵送作業にかかっていた時間が外注により短縮できれば、従業員の負担を減らし、リソースをコア業務に集中させることも可能です。この記事では代行サービスの概要や種類、依頼する際のポイント、実例を紹介します。

郵送作業の代行サービスとは？

郵送作業の代行サービスとは文字通り、手間のかかる郵送作業を企業の担当者に代わって行ってくれるサービスです。

たとえば紙の請求書を送るという場合、以下のような業務が発生します。

• パソコン上で作成した請求書を印刷
• 印刷した請求書の仕分け・確認
• 封筒への封入、宛名ラベルの貼付
• 郵便局などに持ち込み投函

以上のような作業を毎月行うことになり、多くのリソースを郵送作業に割くことになります。しかし、それらを代行サービスにアウトソーシングすれば業務負担が大きく軽減できるようになります。

サービスの種類

郵送作業の代行サービスには、大きく分けると以下があります。

• 郵送作業全般を代行するサービス
• 帳票類を電子化してシステムで半自動的に送信するサービス

それぞれについて解説します。

請求書などの帳票類の郵送作業全般を代行するサービス

代行会社やプランにより行われる範囲はさまざまですが、一般的には帳票類やDMの印刷から送付までを請け負うというサービスです。なかには、請求書のフォーマット作成や、取引先への受取確認、未払いの督促や代金回収を代行する会社もあります。電子請求書に対応している会社も多く、紙の帳票の郵送と並行して送信業務を行ってくれます。

帳票類の郵送作業をシステムで効率化するサービス

郵送ではなく、請求書などを電子データで送るためのシステムのことを電子帳票システムと呼びます。

システム上で簡単にCSVファイルから帳票類を作成でき、日時を設定しておけば自動配信も可能です。現在、使っているシステムと連携できる場合も多く、帳票のフォーマットを大きく変えることなく、電子化を手軽に実現できます。

紙の帳票類などの郵送には対応していないことが一般的なので、電子化が必要です。

帳票類の電子化について詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

郵送作業を代行してもらう利点

郵送作業の代行を依頼するのにはいくつかのメリットがあります。コスト面や業務効率の面でのメリットについて解説します。

郵送業務のコストを削減できる

自社で郵送業務をすべて行おうとすると、帳票を印刷する紙代、インク代、封筒代、切手代、郵送業務にかかる人件費がかかっていました。郵送業務をアウトソーシングすると、それらの費用をカットできます。

代行会社に払う料金はあるものの、実際に計算して比べると大幅な経費削減につながるという例も少なくありません。初期費用が無料というサービスも多く、従量課金制であれば、不要なコストがかかりません。スポットプランを用意しているところもあり、繁忙期だけ利用することもできます。

電子帳票システムの導入には月額費用が必要ですが、全て手作業で行っていた従来の方法と比べると経費節減につながるケースは多いようです。

効率化によりコア業務に集中できる

代行を依頼することで郵送作業にかかっていた手間が省けるようになり、空いた時間を、重要なコア業務に多くあてられるようになります。

通常、手作業で郵送業務を行おうとすれば、書類の印刷、仕分け、封入、封かん、郵便局への運搬、控えの保管、送達の確認などの作業が発生します。かなり手間がかかる作業のため、通常業務の時間をとられるという問題が発生していました。その点、代行サービスに依頼すれば、担当者がコア業務に専念できるようになります。

また、クラウドによる電子帳票システムを導入した場合、帳票の作成作業を半自動化できるうえ、オンライン上で帳票を送信できるため作業時間を節約でき、コア業務に集中することが可能です、

ヒューマンエラーを回避できる

郵送業務についてアウトソーシングすると、ヒューマンエラーが減少します。

郵送作業でのミスとしては、発送忘れや誤封入、配送先の間違えなどが考えられます。人が行うことなのでミスは避けがたいものではありますが、帳票類に関するミスは取引先からの信頼を失いかねません。誤って別の会社宛の帳票類を送ってしまえば、2社からの信頼を失うだけではなく、情報が漏えいし大きな問題になる可能性もあります。

その点、代行サービスを提供する会社は、独自のシステムにより宛名の確認などを行うので、ミスが発生しにくくなっています。

また、電子帳票システムを活用すれば、プログラム通りに動作するためさらにミスが起こりにくいでしょう。システム上で、末発送、発送済などのステータスが確認できるので、送り忘れということもありません。

郵送作業の代行サービスを利用する際の注意点

上述のように郵送作業の代行サービスにはさまざまなメリットがありますが、円滑にサービスを活用するにはいくつかの注意点もあります。以下、導入の際に考える必要があるポイントについて解説します。

導入要件を整理する

郵送作業の代行サービスを導入する際、まず重要なのは自社の業務を詳細に分析し、明確な導入要件を設定することです。要件が曖昧な状態でサービスを導入すると、不必要な機能に対しても費用を支払うことになり、結果的にコストが膨らむ可能性があります。まずは業務を整理して導入要件を決めることが重要です。

依頼するサービスによって、代行してくれる業務の範囲はさまざまです。発行した請求書の発送業務のみを請け負ってもらうサービスもあれば、入金確認や督促の代行まで行ってくれるものもあります。

当然、すべてのサービスを利用しようとすれば、相応の費用がかかります。どの段階までは自社で行い、どの業務を委託したいのか、自社の予算と照らし合わせながら、最適な代行範囲を決定することが重要です。

業務フローを見直す

郵送作業の代行サービスを導入する際は、既存の業務フローへの影響を検討する必要があります。そのためにはまず、発送に関する現在の業務フローについて見直すことが必要です。

• 請求書発行の期日はいつまでに行うのか。
• 発行のためにはいつまでに誰に承認を受けるべきか。
• 請求書の折り方、封入の仕方にルールはあるのか。
• 再発行が必要になるケースはあるのか。
• 電子化してデータで送る場合には、取次先はどのようなシステムを使用しているのか。

代行サービス次第では、これらの業務フローを変更しなければならないので注意が必要です。できるだけ現在の業務フローよりも複雑化しないように、自社に合ったサービスを選んでください。変更が必要になる場合には、業務への影響を事前に評価し、問題がないか確認しておきましょう。また、新しい業務フローへの移行計画を立て、従業員への教育や周知を行うことで、スムーズにサービスを導入できます。

取引先に周知しておく

帳票を電子帳票システムなどで電子化をする場合、取引先に周知しておく必要があります。帳票の電子化は発行側だけでなく受領側にも影響があるからです。

受領側の企業が紙の帳票しか対応できない可能性もあるため、事前に確認を取っておきましょう。もし取引先の合意が得られなければ、その分は従来どおり紙で発行するような柔軟な対応も必要です。取引先が従来のやり取りからの変更に、システムの運用やセキュリティ面で不安があるという場合には、あせらずに対話をしながら電子化のメリットや安全性について説明し、理解を得ることも重要になります。

取引先との良好な関係を維持しながら、スムーズに郵送作業の代行サービスを導入するためには、十分な準備期間を設け、段階的に移行していくことも一つの方法です。

郵送作業の代行サービスを選ぶ際のポイント

郵送作業を外注する際には、さまざまな点をチェックする必要があります。

• 実績
• 自社のシステムとの親和性
• セキュリティ

以上3つの観点から、サービスを選ぶポイントについて解説します。

実績を確認する

郵送作業の代行サービスを選択する際、サービス提供会社の実績を十分に確認することが重要です。実績を調べることで、その会社の強みや信頼性を判断できます。

具体的には以下のような点に注目して実績を確認しましょう。

• 帳票類の取り扱い経験：請求書や納品書など、さまざまな種類の帳票を適切に処理できるか。
• DMなど大量発送の実績：大規模な郵送作業を効率的に行える能力があるか。
• 電子化対応の状況：機能の数や利便性などは良いか。
• 導入実績：どのような業種や規模の企業が導入しているか。
• 処理能力：1日あたりの処理件数はどの程度か。

これらの情報は、多くの場合、サービス提供会社の公式Webサイトで確認できます。サービス内容の詳細と併せて、実績情報も注意深くチェックすることをおすすめします。また、可能であれば、すでにそのサービスを利用している企業の評判や口コミも参考にするとよいでしょう。

システム連携を確認する

郵送作業の代行サービス会社のシステムと、社内で使用している既存システムとの連携ができるか確認することも重要です。連携がスムーズにできない場合や機能が限定される場合は、使い勝手が悪く思うような効果が得られない恐れがあります。

CSVファイルを介して連携するケースやAPIで直接連携するケースがありますが、APIで連携する方が効率的です。

CSVファイルをSaaS間でやり取りをする場合は、ファイルのダウンロードとアップロードを手動で行わなければなりません。APIであれば自動でデータの連携が可能です。手間のかかるユーザー情報の入力も省略できます。ただし、APIの利用には技術的な知識が必要な場合があるため、自社のIT部門や外部のITコンサルタントと相談しながら進めることが賢明です。

セキュリティの水準を確認する

クラウド上でデータを送受信する電子帳票システムの場合、セキュリティも重要な要素です。取引先からの信用を失わないようにするためにも、セキュリティには大きく注意を払わなければなりません。

接続方式や権限設定、データの暗号化やIP制限などをチェックして、情報漏えいやハッキングなどへの対策が十分に講じられているか確認してください。

また、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークなどの認証を取得しているサービスはより安全性が高いといえるでしょう。

郵送作業の代行より帳票類の電子化を検討した方が良い理由

上述のように、郵送作業の軽減には郵送作業をアウトソーシングする方法と、社内に電子帳票システムを導入するという選択肢があります。長い目で見るならば電子帳票システムの導入のほうが、メリットが大きいと考えられます。電子帳票システムの代表的なメリットには以下があります。

• インク代や紙代、切手代が必要ではなくなりコスト削減が期待できる。
• どこからでも作業ができるためリモートワークが実現できる。
• データ化した情報を有効活用できる。
• 帳票類を作成してから取引先に届くまでのリードタイムを削減できる。
• 導入すれば請求書だけではなく納品書や給与明細など、幅広く電子化できる。

テクノロジーの進歩により、電子化に関する作業はとても簡単になっています。現在は多くの企業が帳票類の電子化に対応しているので、競争力維持の観点からも早めに対応しておいたほうが良いでしょう。

より詳しく電子化のメリットについて解説しているのでご覧ください。
コロナ禍で注目を集める電子化のメリットや方法とは

郵送作業の代行をご検討中の方におすすめの「ナビエクスプレス」

帳票類の電子化に有効なツールとして「ナビエクスプレス」があります。ナビエクスプレスは請求書をはじめとした帳票類を電子化し、そのまま配信もできる電子帳票ソリューションです。今までのような印刷物の郵送と異なり、帳票類の配信が手軽にできます。

機能については、以下のような特長があります。

• CSVファイルを送るだけで、現在使っている請求書や給与明細のデザインを変えることなく、簡単に請求書の作成ができる。
• SSLによる暗号化をはじめ複数のセキュリティ機能により、データを守る。
• 取引先に送る際は、明細書ごとのパスワードを設定できる。
• 各種インターフェースを充実させ、さまざまなシステムと連携ができる。
• 基幹システムからのデータ抽出も可能で、今使っているシステムを変更することなく利用できる。
• インボイス制度、電子帳票保存法に対応している。

すでに多くの企業が導入しているので、取引先からの信頼度があるというのも利点です。

導入事例：シーバイエス株式会社 様

業務用洗剤や衛生管理に関するソリューションを提供する同社では、毎月、約1,700通の請求書や納品書の発送業務が発生していました。請求書の出力から封入、封かん、郵送作業までは外部の会社に委託していましたが、郵送代や委託費のコストがかなりかかっていたとのことです。また、月に約3万通発行していた納品書も、顧客に届くまでに時間がかかっていました。

インボイス制度や電子帳簿保存法の開始に伴い、電子化対応を顧客から求められることが多くなっていたこともあり、ナビエクスプレスを導入し請求書や納品書の約80％を電子化。郵送と業務委託費のコストが約90％カットできました。また、到着までのリードタイムも削減できたそうです。

導入事例：株式会社ジェイ･エム･エス 様

医療機器メーカーの同社では、営業所の請求書発行業務を行う受注センターで、月約1,000件の請求書発行業務が発生していました。請求書を送るタイミングと受発注業務が立て込む時期が重なることもあり、スタッフの負担は大きかったそうです。また、手作業で発送業務を行っていたため、送付ミスも発生していました。

そこで、請求書の7割を電子化したところ、4人で1時間ほどかかっていた発送業務が2人で半分以下の時間で完了するほどに短縮したそうです。受発注業務に専念できるようになり、送付ミスもなくなりました。

郵送作業の代行サービスは「コスト削減」「業務効率化」に有効

郵送作業代行サービスには、従来の郵便での発送作業を代行してくれるものと、帳票類の電子化で発送作業をサポートするサービスがあります。すでに電子化に対応している企業が多いことを考えると、郵送作業の見直しと併せて電子化を検討することをおすすめします。

ただし、電子化をして発送するには、システムの安全性も確認しなければなりません。ナビエクスプレスはSSLによる暗号化や、メールごとのパスワード設定など、各種セキュリティ機能により大切なデータを保護し、取引先にお届けします。初期導入支援も行っているので、ぜひ一度、資料をご覧ください。