書類の電子化に向けての課題、メリットや電子化のやり方・手順を徹底解説

請求書等の電子配信にお悩みはございませんか？
基幹システムに手を加えず連携し、電子化をご提案いたします。
商取引の全帳票を電子化し、即日到着でコスト削減・業務効率化を実現します！
⇒ まずは電子帳票ソリューション ナビエクスプレスの資料を見てみる

DXや働き方改革が進むにつれ、書類の電子化に取り組む企業も増えています。しかし、さまざまな種類の書類があり法律も関係しているため、何から始めればよいのか不安に感じている担当者様もいらっしゃるかもしれません。

そこでこの記事では、まず書類電子化の概要と実行するメリット・デメリットを紹介します。さらに、書類電子化の進め方や手順を、注意するべき法律に関する情報と併せて詳しく解説するのでぜひ参考にしてください。

書類の電子化とは

書類の電子化とは、紙媒体で作成された書類や文書、資料などをパソコン等で閲覧・保存ができる電子データに変換する手法です。「ペーパーレス化」と呼ばれる場合もあります。

一般的に書類を電子化する際には、紙の書類をスキャナーなどでスキャンし、PDFファイル形式で保存します。PDFファイルなら、紙の書類や文書を見たままの状態で保存できるからです。そのため、署名や押印の入った書類や、手書きの図面などの保存にも適しています。また、PDFファイルは端末で使用しているOSやアプリによってレイアウトが崩れる心配がないため、データを共有しやすいのも特徴です。

デジタル化とは何が違う？

デジタル化には、ただ書類を電子化するだけではなく、電子データとデジタル技術を活用した業務の効率化が関係しています。また、AI（人工知能）やIoT（モノのインターネット）といった先端テクノロジーを活用して新たな価値の創出を目指します。

書類の電子化なくしてデジタル化は推進できませんが、単に書類を電子化しただけではデジタル化とは言えません。書類の電子化はデジタル化の前段階であり、ビジネスモデルに変革をもたらすDX（デジタルトランスフォーメーション）に至る第一歩と言えるでしょう。

電子化とデジタル化の違いに関してはこちらもご覧ください
電子化とデジタル化の違いとは？メリットや注意点も解説

紙の書類を利用し続ける場合の課題とは

電子化について考える前に、まずは紙の書類を利用し続ける場合の課題をまとめておきましょう。主な課題を2点解説します。

保管スペースの圧迫

紙の書類でも工夫の仕方によってはある程度管理できますが、量が膨大になってくるといつか限界がきます。なぜなら、書類は仕事を続ける限り、際限なく発生するからです。紙の書類の場合、不要なものを定期的に処分しなければ保管スペースは圧迫される一方でしょう。書類のほとんどは半年もすれば不要になる内容です。しかし、本当に不要かどうか判断するには時間がかかりますし、シュレッダーなどで作業する手間も発生します。

社内文書の私物化

紙で文書管理する弊害として、社内文書の私物化も挙げられます。社員が書類をデスクやロッカーで管理してしまうと情報共有がされません。その書類を所持する本人からすると保管しやすく作業が捗るのかもしれませんが、社内文書は会社全体で共有化するのが原則です。個人で管理すると紛失のリスクがありますし、セキュリティの観点からしても問題があります。書類の量が膨大になるほど、社内文書の私物化を防ぐのが難しくなります。

ちなみに、書類の電子化とは、すでに作成された書類や資料をスキャンし、PDFとして残す方法が代表的です。社内に特殊なツールを導入しなくても、複合機があればスキャンは簡単にできるでしょう。電子化したファイルは社内ネットワークで管理し、文書管理のルールを定めて企業全体で共有できるようにします。

紙の書類の課題に関してはこちらもご覧ください
業務効率を下げるのは紙？スムーズなデジタル化のポイント

書類電子化のメリットとデメリット

書類の電子化を検討しているなら、特徴をしっかり考慮したうえで決定する必要があります。書類電子化のメリットとデメリットに関して、それぞれ具体的に解説します。

書類電子化のメリット

書類電子化のメリットについて、6点紹介します。

書類電子化のメリット1：書類の印刷、封入、送付にかかるコストの削減

紙媒体で書類管理をしようとなると、データを印刷する必要があるため、様々なコストがかかります。具体的には、用紙・インク・プリンターの維持費、捺印・封入などの作業工数、切手などの費用などが発生します。これらにかかる費用は小さいかもしれませんが、毎月発生する業務となります。そのため、コスト削減の観点でも書類の電子化は有意義です。

書類電子化のメリット2：オフィスのスペースを有効活用できる

書類を電子化すると、サーバーやクラウドに保存することになるので、オフィスから書類が大幅に削減されます。その結果、キャビネットなどの収納スペースがほとんど必要なくなるでしょう。空いたスペースは他のことに有効活用できます。保管スペースを確保するためにレンタルしていた場合は、その費用も不要になります。

書類電子化のメリット3：必要な書類を瞬時に探せる

膨大な書類の中から、必要な情報をみつけるのは容易ではありません。電子化しておけば、データはきっちり整理できますし、キーワード検索することで関連する情報もすぐに出てきます。資料を探す時間が紙媒体に比べて大きく減るでしょう。

書類電子化のメリット4：書類の紛失や盗難の防止

書類が紙の場合、勝手に持ち出したり、間違えて処分したりというリスクが高いです。紛失する可能性もゼロではありません。紙の書類は一度駄目になってしまうと復元が困難です。一方、電子書類はクラウド上にバックアップを用意できます。クラウドのデータは物理的な干渉をほぼ受けませんので、再発行も簡単に出来ます。

また、紙の書類は閲覧可能な人物を制限するのが難しく、情報漏えいのリスクがあります。電子化であれば、システム上で閲覧やダウンロードなどを簡単に制限できます。ログが残るようにすれば、なにかトラブルにあったときの追跡も可能です。紙の書類よりも情報セキュリティを強化しやすいのが電子書類の特徴といえます。

書類電子化のメリット5：スピーディな書類発行、処理が可能

紙の書類を取引先に送ろうとした場合、郵送して受け取りまで数日はかかるのが普通です。書類を電子化しておけば、発行してすぐに、請求書や領収書などをメール添付して取引先に送信できます。契約・支払いに関連する毎月の経理業務をスピードアップしたいのであれば書類の電子化が適しています。年度末の決済にも有効です。

書類電子化のメリット6：情報の共有や編集作業が捗る

紙の書類を複数人で共有しようとすると、同じ文書を人数分印刷して配らなくてはならず面倒です。電子書類であれば複数人で同じファイルをみたり、編集したりする仕組みを簡単に用意できます。更新履歴をチェックすれば、バージョンも一目瞭然ですので、紙の書類のように最新バージョンがわからず混乱するような事態も避けられるでしょう。

書類電子化のメリットに関してはこちらもご覧ください
紙の削減がもたらすメリットとは？ペーパーレス化を解説

書類電子化のデメリット

書類の電子化を成功させるには、デメリットもしっかり把握しておく必要があります。電子化のデメリットを4点紹介します。

書類電子化のデメリット1：書類電子化の初期コスト

書類電子化のアプローチは、少量であれば社内で取り組み、大量の書類であればセキュリティレベルを確保した外部サービス活用が考えられます。

初期コストとしては、取引先/送付先へ電子化の承認・メールアドレスの取得、配信・保管フローの策定などが挙げられます。

書類電子化のデメリット２：電子化による業務改革への適応

書類の電子化を行うと、業務のやり方が今までとは大きく変化します。例えば、書類を直接受け渡しする機会や封入作業がなくなりますし、書類を取引先に送るときはオンラインが基本です。従来の担当者では電子化による業務改革になかなか対応できず、混乱を招く可能性もあります。そのため、電子化による業務改革について、なくなる業務、発生する業務を洗い出し、適材適所を検討していきます。

書類電子化のデメリット３：書類を電子化したあとのデータ管理

書類を電子化したあとは、必要な情報が見つけやすくなりますが、それは勝手に実現されるわけではありません。電子化されたファイル名に規則性があり、定められたフォルダにデータが正しく格納されていてこそ、情報のスムーズな検索ができます。

書類電子化のデメリット４：システム障害、セキュリティの課題

電子化された書類はサーバーやクラウドに保存されています。こういったシステムに障害が起きてしまうと、書類にアクセスできなくなるケースもあるでしょう。また、インターネットの接続環境が不調な場合も影響を受けます。当然のことかもしれませんが、パソコンやタブレットなどのハードが故障した場合も閲覧が不可になる可能性があります。バックアップなどを行い依存しない環境構築も検討していきます。

紙書類の電子化のやり方

紙の書類を実際に電子化するにはどのような方法があるのでしょうか。一般的な4つの方法を紹介します。

複合機やスキャナーでスキャンする

紙の書類を電子化する方法として一般的なのは、オフィスにある複合機やスキャナー、スキャン機能をもつプリンターなどでスキャンする方法です。

使い慣れた機器を使用して社内で電子化できるため、PDFファイル名の変更やフォルダの作成などが容易にできます。コストが抑えられるだけでなく、書類を持ち出したり第三者に預けたりする必要がないため安全性も高い方法です。ただし、書類を1枚ずつスキャンしていく手間と時間はかかります。電子化する書類の量によっては、時間をかけてじっくり取り込む必要があるでしょう。

スマホやタブレットのアプリでPDF化する

スマートフォンやタブレットのアプリで紙の書類をPDF化する方法もあります。 例えば、Androidなら「Googleドライブアプリ」を使用すれば簡単に書類をスキャンできます。iPhoneやiPadであれば「メモ」や「ファイル」など、標準搭載されているアプリが使用可能です。その他にも、OfficeやAdobeに対応している外部アプリなどもあり、用途や目的に合わせて選択できます。

アプリを使用して撮影した画像は編集して保存ができ、すぐに共有も可能です。オフィスにあるスキャナーを使う場合と同様に社内で完結できるため、低コストで安全に電子化できますが、やはり手間と時間がかかります。

スキャンサービスを利用する

社内にスキャンできる機器がない場合には、外部企業が提供しているスキャンサービスを利用できます。店頭に設置してあるスキャナー等を借りて、自分で書類をスキャンします。

他社のサービスを利用するとはいえスキャンをするのは自分自身であるため、第三者に書類を預ける必要がなく安全です。しかし書類を社外に持ち出す必要があり、持ち運びに手間と時間がかかります。電子化する書類の量が多い場合などには、何度も行き来する必要があるかもしれません。

スキャンを外部企業に委託する

書類の電子化を外部企業に委託する方法もあります。アウトソーシングなら社員の時間を使わずにすみますし、大量の書類の電子化も比較的短期間で実行できるため、業務効率化につながります。分厚い書籍やホッチキスで止められた書類など、スキャンに手間がかかるケースでも丁寧に対応してもらえるでしょう。

さらに、ただ書類を電子化するだけでなく、電子化後のデータ管理までフォローしてくれる企業もあります。ただし、外部企業に書類を預けるため安全面でリスクがあり、コストもかかるため、サービス内容やセキュリティ対策を確認して委託企業を選ぶのが重要です。

書類を電子化する際に守るべき法律

会社で使用される書類の大半は電子化できます。会計帳簿、契約書や納品書などの証憑書類、稟議書、さらに医療関係書類なども電子化可能です。ただし、免許証や認可証など、一部電子化の対象外の資料もあります。書類の電子化については「e-文書法」で定められているため、電子化の前にルールをよく確認しておくようにしてください。

e-文書法

書類の電子化をするにあたって、「e-文書法」の理解は欠かせません。書類は本来、紙媒体で保存する義務が定められているものがたくさんありました。しかし、パソコンやインターネットの普及により書類の電子化を求める企業が増加し、紙文書の破棄が可能になる法律が誕生したのです。つまり、e-文書法は企業のニーズに応える形で作られたといえます。この法律のおかげで書類の電子化がスムーズに行えるようになりました。

e-文書法の対象となる資料は保存の義務がある書類全てです。法人税法、商法、証券取引法などに基づき、紙で原本を保存する必要がある書類を電子化できます。ただし、保存のやり方については基本要件が4点あり、これらに従う必要があります。下記にその内容を記します。

見読性

パソコンやスマートフォンなどで、電子化されたデータが明瞭な状態で表示されること。また、書面を整然とした形式で作成できること。

安全性

保存義務期間中に損失しないための防止措置を用意していること。故意にデータを改ざんしたり、ミスで消去したりすることがないように、変更や消去のログを残すこと。

機密性

重要書類にアクセスできるメンバーを限定し、許可されていないメンバーのアクセスを禁止すること。

検索性の要件

必要なデータを即時検索し、引き出せるような仕組みを構築すること。

書類の電子化についての法令はひとつではなく、法令ごとに満たすべき要件が変わることに注意してください。書類によってはひとつの要件だけを守ればよいものもありますし、4つすべての要件を満たさなくてはならない書類もあります。

電子帳簿保存法

e-文書法に関連が深い法律として「電子帳簿保存法」があることも覚えておきましょう。電子帳簿保存法とは国税関連の書類電子化について定めた法律です。具体的にいうと、契約書、請求書、注文書などが該当します。e-文書法は複数の省庁により管轄されていますが、電子帳簿保存法は国税庁の管轄です。

従来、国税関係帳簿書類は紙保存が原則でした。しかし、これらの書類も紙保存にかかる保管スペースやコスト面の問題などを考慮し、電子保存が認められるようになったのです。

この法律では、電子帳簿類の保存方法に関して3つの区分が設定されています。1つめは電子的に作成した帳簿や書類を電子保存する「電子帳簿等保存」、2つめは紙の書類を電子化して保存する「スキャナ保存」です。電子データのみでやりとりした取引関連書類を電子データのまま保存する場合は、3つめの「電子取引」に当てはまります。それぞれ保存要件が異なるため、事前の確認が重要です。

詳しい要件は以下の記事をご覧ください
【2023年最新】電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく解説｜制度の概要から紹介

書類を電子化・電子運用するまでの5ステップ

書類の電子化・電子運用をスムーズに進めていくにはどうしたらよいのでしょうか。手順を5つのステップに分けて詳しく解説します。

1｜不要な書類を捨てる

書類電子化の手順として、まず最初に行うべきなのは不要な書類の処分です。電子化する書類が多くなるほど、コストは高くなります。すべての書類に対してなにも考えずに電子化すると多くの無駄が発生するでしょう。実務担当者とよく相談して、活用頻度が高く利用者が多い書類の選定を行ってください。また、書類を処分する際には情報漏洩に気をつけることも重要です。

2｜保存方法やルールを決める

不要な書類の処分が一通り終わったら、データの管理方法を決めていきます。ファイルの名前の付け方や分類方法をはじめとし、書類のサイズや解像度なども検討すべき項目です。整理された環境を用意できれば、検索がしやすくなりますし、業務効率の向上も期待できるでしょう。

また、セキュリティ性を高めるためのアクセス権限や、サーバーを圧迫しないための廃棄ルールなどもあらかじめ決めておく必要があります。決めたルールは、マニュアル化して備え付けておき、すぐに確認できるようにしておくと安心です。前述した電子帳簿保存法やe-文書法に対応できるように、環境を整えておくのもポイントになります。

ファイルの保存方法も大切です。社内のファイルサーバーやクラウドストレージなどを利用するのが一般的といえます。ファイルサーバーであればバックアップを用意できますし、クラウドストレージであれば、モバイル端末からのアクセスがしやすいメリットがあります。どちらか片方ではなく、両方を併用して使い分けるのもよいアイディアです。

3｜電子化を実施する

準備が一通り整ったのであれば、複合機でスキャンを実行します。ホッチキス、クリップなどが書類についているとスキャンの邪魔になるので取り外すようにしてください。

いきなりすべての書類をスキャンするのではなく、綺麗にスキャンできるかどうか、テストを事前に行うようにしましょう。同時に、スキャン時のファイルサイズを計算し、保存する予定のファイルサーバーやクラウドの容量をチェックするのも忘れないでください。スキャンが終わった後、紙の書類は必要に応じて元の場所に戻したり、処分したりします。戻す資料が多くなると作業時間がかかりますので、あらかじめ予定に入れておきましょう。

スキャンするための複合機がない、もしくは社内のリソースが足りない場合は、前述した他の方法を選択することも検討します。電子化には時間がかかる場合が多いため、無理のない方法を選ぶことが大切です。コストパフォーマンスや業務負荷を比較しながら、自社の状況や目的に合った方法を検討するとよいでしょう。また、社内でのスキャンと、外部に委託する方法の併用も視野に入れて検討すると、より最適な手段が見つかるかもしれません。

4｜電子データでやりとりできるように取引先から承諾を得る

書類の電子化が実現できたとしても、それがゴールではありません。書類を電子化し契約を行うためには、取引先から承諾を得る必要があります。状況によっては取引先がなかなか同意してくれないケースも想定しておきましょう。電子契約に慣れていない企業は業務フローが複雑になるのを懸念します。有料の電子契約システムを使用することで発生するコストを嫌がる場合もあるでしょう。また、電子契約は紙契約ほど一般化していませんので、法的書類としての効果に不安を持つ企業もいます。

取引先の承諾が得られないときの対処

電子契約システム導入のコストがネックになっているのであれば、取引先にかかるコストを自社で負担するのもひとつの手段です。電子化によって得られる効率化と必要なコストを天稟にかけ、判断してみてください。どうしても電子契約をしてもらえないようであれば、電子契約書を自社で管理し、別途用意した紙の契約書を取引先企業に渡す方法もあります。この方法であれば、取引先の要求を満たしながら、契約書を電子保存できるでしょう。

ただし、電子帳簿保存法では国税関係書類を紙と電子媒体が混在した状態で保管することを禁止しています。そのため、電子契約書と紙契約書の混在を実現するためには取引先との直接交渉による手続きをしなくてはなりません。

電子データの運用に適したツールの導入も効果的

書類を電子化したら、デジタルツールやシステムを導入して業務のさらなる効率化を進めるのも重要です。

中には、電子帳票類の一元管理や発行・送付を効率化できるツールもあります。それらのシステムを活用して請求書や納品書の発行・送付に関わる一連の業務を自動化できれば、コストの削減や業務効率の向上が期待できます。毎月の発行数が多いほど、コスト削減・業務効率化のインパクトは大きくなるはずです。ただ書類を電子化するだけではなく、電子化したデータをどのように活用して業務効率を向上させていくか、ツールの導入も視野に入れて事前に考えておきましょう。

電子帳票システムに関してはこちらもご覧ください
電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

書類の電子化には「ナビエクスプレス」

ナビエクスプレスは、請求書や領収書などの帳票類を電子化し自動配信できるシステムです。自社の基幹システムと連携し、既存のデザインのまま簡単に各種帳票類を作成できます。作成した帳票類はそのまま自動配信されるため、リードタイムが短くスピーディーです。大量の納品書や請求書の作成や送付に費やしていた時間が削減されれば、より本来の業務に集中できるでしょう。印刷や封入、郵送などにかかる人件費や経済的なコストも削減できます。

また、通信の暗号化やメール配信の際のパスワード付与など、各種セキュリティ対策も整っています。初期導入時には取引先情報の収集代行もしてくれるため、手間もかかりません。

導入事例｜トーハツ株式会社 様

トーハツ株式会社 様は、マリン事業と防災事業を軸に、可搬消防ポンプや船外機などを扱っている老舗メーカーです。国内外のお取引先様に年間3万件ほどの納品書や請求書を送付する必要があり、以前は発行・送付業務に2人で月に160時間以上を費やしていました。

しかし、2018年にナビエクスプレスを導入し、納品書と請求書の電子化を実現。その結果、作業時間は1人で月70時間ほどに激減しました。また、郵送費や作業コストなどの経費も、年間を通して約70％の削減に成功しています。さらに、帳票類を1枚ずつコピーして保管する手間も省けたため、業務効率が大幅に向上しました。

書類を電子化して作業効率のよい職場を目指そう

書類の電子化は様々なメリットがあるものの、一朝一夕で実現できるものではありません。現状の紙の書類を整理し、e-文書法などに基づきながら少しずつ検討していきましょう。書類の電子化に対して反対する人もいるかもしれませんので、メリットとデメリットを正確に把握し説明する必要もあります。

ナビエクスプレス電子帳票ソリューションでは初期導入支援も行っておりますので、まずはご相談ください。

資料のダウンロードやお問い合わせはこちらから