2024/10/15

請求書の電子化

製造業(メーカー)の請求書電子化は必要?電子化のメリットや具体的な方法を解説

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近年、政府が帳票類の電子化を推進している流れもあり、多くの企業が電子請求書への移行に取り組んでいます。製造業(メーカー)も例外ではありませんが、従来の紙ベースの請求書から電子化へなかなか踏み切れないという企業も多いのではないでしょうか。

本記事では製造業における請求書電子化の必要性やメリット、電子化の具体的な方法などについて解説します。請求書電子化を検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

この記事の内容
  • 請求書の電子化には、業務の効率化やコスト削減、人的ミスの防止、円滑な情報共有などのメリットがある
  • 帳票管理システムは初期費用こそかかるが、データの一元管理や業務の自動化、システム連携、セキュリティ機能の向上といった特徴があり費用対効果が高い
  • 帳票管理システムは電子帳簿保存法やインボイスに対応しているものを選ぶのがおすすめ
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製造業(メーカー)の請求書に電子化は必要?現状・課題を確認

まずは、製造業(メーカー)の現状と請求業務における課題について見ていきましょう。

製造業(メーカー)の現状とは

昨今、日本の製造業(メーカー)はさまざまな課題に直面しています。新興国の台頭による国際競争力の低下もその一つといえます。日本ならではの高品質・高性能の製品をただ生産するだけでなく、いかにコストを抑えるかも重要な課題となるでしょう。また近年、社会情勢の影響を受けた原材料価格や原油価格の高騰は、生産コストの増加につながっています。

さらに、日本では少子高齢化による労働人口の減少や人手不足も大きな問題となっています。経済産業省によると、2022年に製造業の従業員過不足状況はマイナス16.9%に低下しました。特に製造業は過酷な仕事といったマイナスイメージから敬遠されることもあり、若者離れが見られます。人材の確保や技術継承などの製造業に多い課題は生産力・競争力の低下にもつながるため、早急な対応が必要です。

出典:経済産業省|2022年版ものづくり白書

製造業(メーカー)の請求業務における課題

製造業(メーカー)は供給チェーンが多く複雑で、取引先の数が多くなりがちです。結果として、請求書の発行数も増加する傾向にあります。また、取引先ごとに発行手段や発行時期、フォーマットなどが異なることもあり、請求業務が複雑化しやすく、人的ミスにつながりやすい環境ともいえるでしょう。

さらに、請求書以外にも見積書や注文書、納品書、検収書といった書類が多く、調達・販売ともにほぼ同様の書類が必要になるため、業務負担が相対的に重くなりやすいといった特徴があります。

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製造業(メーカー)の請求書を電子化するメリット

続いて、製造業(メーカー)の請求書を電子化するメリットを6つ解説します。

請求書の発行業務がスムーズになる

紙ベースの請求書発行業務では、請求書の作成、印刷、封入、発送までを手作業で行うため、時間や手間、郵送費、人件費などのコストがかかります。電子化により請求書の作成から送付までを自動化できれば、発行作業がスムーズになります。

請求書発行のシステム利用により、テンプレートの活用や自動計算機能、一括発行などが可能になり、修正や検索、再発行なども楽になるでしょう。また、電子化によりオフィス以外の場所でも請求書の作成・送付ができるようになるのもメリットです。

コスト削減につながる

請求書の電子化はコストの削減にもつながります。紙媒体の請求書を発行するには用紙代や印刷費、郵送費、保管費などのコストがかかる他、物価向上や郵便料金の値上げがあるとコストの負担はさらに大きくなるでしょう。

電子化によりこれらのコスト削減に加え、印刷や発行、保管などの手間が省け、人件費の削減も図れます。ムダな事務作業を削減できれば、コア業務により注力できるのもメリットです。

ペーパーレス化につながる

請求書の電子化はペーパーレス化につながります。紙を焼却する際には多くのCO2が排出され、地球温暖化や海面上昇など環境にさまざまな悪影響を及ぼすことがわかっています。ペーパーレス化に取り組むことでCO2の排出量や紙の原料となる木の伐採も減らすことができ、環境保全に大きく貢献することが可能です。

近年、企業のSDGs(持続可能な開発目標)やESG(環境・社会・ガバナンスに配慮した経営)評価においてもペーパーレス化が推進されています。ESG経営の環境要素において、ペーパーレス化は廃棄物排出量の抑制・資源循環へ貢献するとされ、紙の製造時に発生するCO2やエネルギー量の削減にも期待されています。

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人的ミスを防止できる

請求書の電子化により、人的ミスを防ぐことも期待できます。手作業で請求書を発行する場合、金額の入力ミスや計算ミス、送付ミスなどが起こりえます。請求書を電子化することで書類の作成や宛名書き、送り状作成などをすべて自動化でき、ミスの削減が可能です。

また、管理機能のあるシステムを利用することで、請求件数や未請求件数なども管理でき、請求漏れも防げます。ミス防止はコスト削減や業務効率化につながるうえ、取引先からの信頼維持のためにも重要です。

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情報共有が円滑になる

請求書の電子化には、情報共有がしやすくなるといったメリットもあります。ファイリングされた紙媒体の請求書は探すのに時間を要しますが、データはシステムで管理されるため、閲覧や検索がしやすいのが特徴です。社内の部門間はもちろん、取引先とのコミュニケーションも円滑になるでしょう。

また、オフィス以外でも請求書の確認や管理、発行などを行えるため、テレワークを活用する企業でも部門間の連携がしやすくなり、効率よく業務を進めることができます。

電子化・DXへの意識が高まる

請求書の電子化に取り組むことで、その他業務の電子化やDXへの意識が高まりやすくなります。電子データを一元管理できれば作業の効率化が進み、これまで人の手で行っていた業務の質の安定や人材コストの削減にもつながります。特に海外へ進出を考えている企業にとっては、電子化やDX化は急務といえるでしょう。

電子化・DXが進むことで商品の開発・製造や営業活動、マーケティング活動なども効率化されていきます。また、電子化による業務プロセス改善を体験することで従業員の意識が向上し、競争力の向上や新たなビジネス機会の創出にも期待できるでしょう。

製造業(メーカー)が請求書を電子化する方法とは? 

ここからは、製造業(メーカー)が請求書を電子化する具体的な方法について解説します。

Excelなどで電子化を行う

紙の請求書を電子化する簡単な方法は、Excelなどで請求書を作成後にPDF化して送信することです。新たなシステムの導入や導入に伴う教育の手間を省くことができ、ランニングコストを抑えて手軽に実施できます。Excelは使い慣れている人が多いうえ、入力作業やフォーマット作成が簡単にできるのも特徴です。

ただし、Excelは手作業で入力する必要があり、電子化による効率化の効果は薄いといえるでしょう。複数人での同時使用にも適しておらず、共同作業によってエラーが発生することもあります。加えて、データ管理や送付作業の手間もかかり、人的ミスが発生する可能性もあるためあまりおすすめはできません。

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帳票管理システムを導入する

帳票管理システムとは、帳票類の作成から管理までを一括で電子化できるシステムのことです。例えば、既存のシステムから取り込んだデータを用いて、フォーマットに合わせた帳票を自動作成したり、作成後の帳票をメールやFAXなどで自動配信することも可能です。

帳票管理システムには業務の大幅な自動化やデータ管理の一元化などのメリットがあります。また、外部システムとの連携がしやすい、データを検索しやすい、セキュリティ機能が向上するなども特徴です。

さらに、請求書以外の帳票類に対応しているシステムもあり、大幅な効率化が期待できます。導入には初期コストや運用コストが必要ですが、長期的に見ると費用対効果は高い方法です。

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電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

製造業(メーカー)の請求書電子化に使う帳票管理システムを選ぶポイント

帳票管理システムは一度導入すれば長期間利用するものなので、自社に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、製造業(メーカー)の請求書電子化に使う帳票管理システムを選ぶポイントを5つ紹介します。

どの程度業務を自動化できるか

帳票管理システムの導入により、効率化したい作業の自動化がどれくらい実現できるかを確認しましょう。データ入力や計算、送付、保管といった自動化可能な具体的な業務プロセスを洗い出し、システム導入により業務の効率化が図れるかを検討します。自動化できる業務が多いほど、効率化の促進や人的ミスの減少に効果的です。費用対効果も考慮し、自動化したい業務に対応しているか確認しましょう。

多様なフォーマットに柔軟に対応できるか

取引先によっては、既存帳票類のフォーマットを変更するのが難しいケースもあります。システム導入によりフォーマットの変更が必要になった場合、トラブルの原因になるため注意が必要です。

ExcelやPDF、CSVといった一般的なもの以外のフォーマットを利用している取引先もあります。そのため、既存のフォーマットを変えずに電子化できるか、多様なフォーマットに対応できるかを確認しておくことが大切です。まずは、すべての取引先が使用しているフォーマットを確認したうえで、それに対応できるか確認しましょう。

誰でも使いやすいUIになっているか

システムを選定する際には、誰でも使いやすいUI(ユーザーインターフェース)であるかも重要です。直感的な操作ができ、わかりやすい画面構成になっているなどが使いやすいUIの特徴といえます。例えば、適したフォーマットを搭載しているものでも、文字サイズやレイアウトなどに問題があると使いづらくなります。

使いにくいUIはストレスになり、使用する従業員のモチベーションが低下する恐れもあるでしょう。たとえ見た目やデザインは分かりやすくても、操作手順が複雑だと使いにくくなります。無料トライアルなどでUIが使いやすいか確認しておきましょう。

セキュリティに優れたシステムであるか

帳票管理システムでは自社と取引先の重要な情報を管理しているため、セキュリティ対策がしっかりしていることが必要です。セキュリティに問題があると、データの消失や情報漏洩といったトラブルを引き起こす可能性があります。以下のようなセキュリティ機能を搭載しているシステムを選ぶとよいでしょう。

  • アクセス制御(アクセス権の付与、アクセスログの取得、ログイン認証など)
  • 暗号化
  • 監査ログ
  • 印刷権限の制御
  • タイムスタンプ
  • 自動バックアップ

アクセス制御はデータへの不正アクセスやデータの流出防止に役立つ機能です。タイムスタンプ機能があれば編集履歴により、データ改ざんを早期に見つけることができます。また、データの紛失・破損防止のためには自動バックアップ機能も有効です。

電子帳簿保存法・インボイスに対応しているか

帳票管理システムは、電子帳簿保存法やインボイスに対応しているものを選ぶのがおすすめです。

電子帳簿保存法:1998年に施行された国税関係帳票類の電子データ保存に関する法律。2021年に改正電子帳簿保存法が施行され、2024年から電子取引データ保存が義務化されている

インボイス制度(適格請求書等保存方式):複数税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式。売り手が買い手にインボイス(適格請求書)を発行することで、消費税の仕入税額控除が適用される

電子帳簿保存法に対応していない場合、以下のようなリスクがあるので注意が必要です。

  • 追徴課税や推計課税が課される
  • 青色申告の承認が取り消される
  • 会社法に触れ過料が科せられる

電子データでやり取りしたインボイスは電子帳簿保存法に則った方法で保存する必要があるため、両者に同時対応しておくと安心です。

製造業(メーカー)の請求書電子化をサポートするNTTコム オンラインの電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」

「ナビエクスプレス」は請求書の電子化に有効な電子帳票ソリューションです。ナビエクスプレスを活用することで、請求書や領収書などの送付にかかる時間や請求書の発送費、人件費、運用保守費などのコストを削減できます。また、データは24時間いつでも自動配信が可能なので、手作業による人的ミスも防止できます。

取引先ごとに異なる明細書を送付することもでき、業務の効率化が図れるのも特徴です。また、SSLによる暗号化や各種セキュリティ対策もしっかりしており、データを安全に保護することができます。メール配信の場合は、パスワードを付与することも可能です。

さらに、各種インターフェースを取り揃えていることからシステム連携にも強く、取引先のデータ形式に合わせてカスタマイズも可能です。

導入事例|昭和産業株式会社 様

昭和産業株式会社 様は、小麦や大豆、植物油、配合飼料など幅広い食品素材を製造販売する総合食品メーカーです。同社はインボイス制度に向けた取引内容の再確認や請求書フォーマットの見直しなどに加え、帳票発送の自動化も検討していました。また、全国に7つある営業拠点から取引先へ発送する帳票を取りまとめるなどの手間がかかっているのが課題でした。

同社は2021年にナビエクスプレスを導入し、請求書や支払い明細書、出荷報告書など17種の帳票の電子化を進めます。現在は全体の約85%を電子化しており、作業時間は導入前の約30%、コストは約75%にまで削減し、グループ全体への展開も検討中とのことです。

製造業(メーカー)の請求書電子化は早急に取り組むべき課題

請求書の電子化により、コスト削減や業務の効率化などを実現しやすくなります。請求書発行のプロセスがスムーズになり、ペーパーレス化による環境保全に貢献できるのもメリットです。また、複雑な電子帳簿法やインボイス制度に対応するためにも、帳票管理システムをうまく活用することをおすすめします。

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