2021/06/22

納品書の電子化

納品書を兼ねた請求書とは?出来る場合や注意点などを解説

ビジネスでの取引をスムーズにするためには、納品書や請求書が必要です。しかし取引が多くなればこれらの書類も膨大になり、発行や保管が大変になります。そこで利用したいのが納品書兼請求書です。納品書兼請求書は、発行や保管の際にメリットが多くあります。ここでは納品書兼請求書に出来る場合や注意点について解説するので、是非参考にして下さい。

納品書とは

納品書とは、注文を受けたサービスや商品を依頼主に提供する際に添える書類です。納品書にはサービスや商品の内容、個数、単価、合計金額、発行日などが記載されています。必ず発行しなければならないわけではありませんが、納品書は取引をスムーズにするために重要です。例えば、依頼主が注文通りの商品が届いたのか確認するために役立ちます。特に契約から履行までの期間が開いている場合は、依頼主が注文内容を忘れていることも考えられるでしょう。

そういった時でも、納品書があれば確認しやすいです。また見積書と照らし合わせて、契約が正しく履行されているのか確認することもできます。請求書と照らし合わせれば、会社の経理関係の業務をスムーズに行うためにも役立つでしょう。経費削減や環境保護の観点から納品書を発行しない会社も増えていますが、依頼主が納品書を必要とする場合もあります。その場合は、必ず発行して下さい。

納品書は証明書でもあるので、できれば全ての注文に対して発行するのが望ましいでしょう。また納品書は電子化することもでき、余計な費用がかからない上、環境保護の観点からも問題なく発行できて便利です。しかし電子化して保存するためには税務署の承認が必要となります。

(関連記事:納品書は必要?取引における納品書の役割と正しい書き方

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納品書を兼ねた請求書を発行出来るケース

基本的に納品書は納品の度に発行し、請求書は月に1度発行するものです。しかし場合によっては、納品書兼請求書として1枚の書類にまとめることができます。例えば、単発の取引の場合は納品書兼請求書で問題ありません。数回に渡る取引でも、納品ごとに代金を請求する場合は納品書兼請求書にすることができます。物理的な納品物がない場合も、納品書兼請求書にすることが可能です。例えばデジタルなデザインやイラストといったものが、このケースに当てはまるでしょう。

納品書は法律上、作成・保管の義務はなし

納品書は法律上、作成する義務や保管する義務はありません。しかし保管に関しては注意が必要です。個人でも法人でも場合によっては、会社法や法人税法、消費税法が適用されることになります。まずは法人の場合を確認しておきましょう。会社法では、会計帳簿や計算書類、付属明細書などを10年間保存するよう義務付けています。

納品書がこれらの書類に含まれるかどうかは、会社によって違ってくるでしょう。納品書を経理業務に利用したり、請求書の代わりにしたりしている場合は、会社法が適用されると考えられます。また法人税法では、注文書や契約書、見積書その他これらに準ずる書類の保管を7年間義務としています。納品書はこれらに準ずる書類に含まれるとも考えられるでしょう。

場合によっては10年間の保管も必要です。消費税法を確認すると、仕入税額控除を受けるための証拠書類は7年間保管するよう義務付けています。やはりこちらも、納品書を経理業務に利用していれば適用されると考えた方が良いでしょう。個人事業主の場合も、消費税を納税していれば消費税法が適用されます。さらに個人事業主は所得税法で、帳簿書類を5年または7年保管するよう義務付けられているので注意して下さい。

納品書は5年保管するのが適切でしょう。いずれの場合も、納品書が法律の適用される書類に当てはまるのか曖昧なところもあります。しかし税務調査などが行われ、納品書が保管されていないことが分かれば税金が追加徴収されることもあるでしょう。やはり納品書も保管しておくのが適切です。ただし、納品書兼請求書の場合は請求書として扱う必要があります。請求書は上記の法律が適用されるので、納品書兼請求書でも10年間は保管するようにしましょう。

納品書兼請求書のメリット

納品書兼請求書にすることには、様々なメリットがあります。まず最初に考えられる大きなメリットは、経費削減が可能な点でしょう。納品書と請求書を別々に発行すると、それぞれ用紙が必要です。しかし納品書兼請求書にすれば、単純に半分の量の用紙で済みます。印刷代も節約できるでしょう。また、納品書と請求書は発行するタイミングが違い、基本的に請求書は後から送付することが多いです。納品書兼請求書ならば、請求書の送料分のコストを削減することもできます。

細かいことですが、封筒なども必要ありません。大きな企業などでは請求書の発送業務を外部に委託していることもあるでしょう。納品書兼請求書にすることで、その費用の削減も可能になります。用紙や封筒などの費用は細かいことですが、大企業になれば大きな経費削減に繋がります。個人事業主などの収入が比較的少なめな方にとっても、細かい費用が減るのは嬉しい点でしょう。また、手間が省けるのも納品書兼請求書のメリットです。

自社で納品書や請求書の発行や発送を行っている企業や個人事業主の方は、その手間を省くことができます。特にフリーランスといった個人事業主の方は、本業に充てる時間が増えて収入が増えることも期待できるでしょう。発行や発送を外部に委託している企業も、その発注業務が不要になります。また、納品書兼請求書を経理業務で扱う場合は、別々の場合よりも見やすくて作業がスムーズになるでしょう。保管がしやすいのもメリットです。経理業務での扱いやすさや保管のしやすさは、納品書兼請求書を受け取った側にもメリットとなります。全体の取引もスムーズになり、依頼主からの印象もよくなるでしょう。次の注文や依頼に繋がることも期待できます。

納品書納品書兼請求書の書き方・項目

納品書や納品書兼請求書はどのように書けばいいのか分からない人もいるでしょう。そのような人のために、まずは納品書や納品書兼請求書に記載するべき項目について解説していきます。

納品書や納品書兼請求書の必須項目

すでに説明しましたが納品書の発行は義務ではなく、書き方や項目に決まりもありません。しかし納品書兼請求書となれば法律が適用される書類となります。法で定められた項目は記載するようにしましょう。必須項目は以下の5つです。

書類作成者の氏名または名称

納品書を発行した個人名や社名を記入します。ただし実際に発行した人の氏名ではなく、取引の担当者の氏名を記入して下さい。担当部署も記載すれば分かりやすいでしょう。連絡先としての意味もあるため、住所や電話番号も記入して下さい。

取引年月日

取引年月日は、納品した日を記載する場合や出荷した日を記載する場合、到着予定日を記載する場合などが考えられます。どれでも問題ありませんが、常に統一しておくようにしましょう。

取引内容

取引内容は、納品物についての品名や数量などを記載します。品名は自社で管理しやすいことだけでなく、依頼主が分かりやすいことも考慮して記入して下さい。数量に関しては、具体的な数字で表すことが難しいこともあるでしょう。その場合は、一式などと記載しても問題ありません。

取引金額

取引金額においては、単価の記載が難しいこともあるのでそこは空欄でも可能です。金額は消費税も記載し、小計と消費税を合わせた合計金額を記載して下さい。書類の改ざんを防ぐために、金額の先頭に¥を記入したり、途中にカンマで区切ったりしましょう。軽減税率の対象品目であれば、その旨も記載して下さい。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

依頼主の会社名や屋号を記載します。場合によっては担当者名まで記載しましょう。その際は、御中なのか様なのか間違えないように注意して下さい。

これ以外にも、記載する方が良い項目もあります。まずは納品番号です。後々管理することを考えると、記入した方が便利になります。備考欄を設けて、そこに連絡事項やお礼を記入するのも丁寧で好印象でしょう。捺印もしておく方が信頼性が高くなります。会社の捺印または担当者の捺印を押しましょう。納品書や納品書兼請求書に決まった書き方もありませんが、常に同じフォーマットにした方が良いです。

一般的には左上に依頼主の名前を記載し、右上には取引年月日を記載します。そしてそれより少し下の右側に自分の名前を記載し、その下に取引内容や金額を表にして記載していきましょう。納品番号は、取引年月日のすぐ下に記載すれば分かりやすいです。備考欄は一番下に設けます。捺印は書類作成者の氏名の右側にするのが一般的です。その際、文字に被せるようにすれば文書改ざんを防ぐことができるでしょう。記入事項も書き方も、納品書と納品書兼請求書に違いはほとんどありません。ただしタイトルは、納品書なのか納品書兼請求書なのか間違えずに記入して下さい。

納品書兼請求書の注意点

納品書兼請求書を利用する場合は、いくつか注意点があります。

取引年月日はいつにするのか

取引年月日は納品した日を記載する場合や出荷した日を記載する場合、到着予定日を記載する場合があることはすでに紹介しました。どれでも問題はないのですが、納品書兼請求書の場合は到着予定日を記載するのが望ましいでしょう。それは事前に納品日が決まっていて、それに合わせて代金の支払い日も決まっている場合が多いからです。納品書兼請求書は法律が適用される重要書類のため、心配な時は依頼主に取引年月日をいつにするか確認しておくようにしましょう。

送付先はどうするのか

個人の場合は問題ありませんが、法人の場合は納品書兼請求書を納品先に送付すべきか請求先に送付すべきか悩む場合が多いです。経理担当部門のある本社に送付することが一般的ですが、納品先に送付することもあります。中には納品先とは違う営業所や支店に送付することもあるようです。担当者から指示があることがほとんどですが、ない場合は依頼主に確認するようにして下さい。

送付するタイミングはいつなのか

納品書兼請求書は納品物と同時に送付します。納品より前に送付するのは、マナー違反なので注意して下さい。また、後から送付するのも避けるべきでしょう。取引先の業務に支障を来すことが考えられます。何かトラブルで送付が早くなったり遅くなったりする場合は、取引先に必ず連絡をするようにして下さい。

余計なことは記入しない

備考欄にお礼を記入する程度なら問題ありませんが、自社製品の宣伝や、イラストなどを添えることは避けましょう。取引先に不信感を与えてしまうおそれがあります。また、重要な連絡事項を記載するのも避けて、それらは改めて別の形で先方に伝えるようにして下さい。

納品書兼請求書は電子化できるのか

納品書と同じく、納品書兼請求書も電子化可能です。納品書兼請求書はインターネット上にテンプレートが多数あり、オフィスソフトなどを利用すれば簡単に電子化できます。帳票作成システムなどを利用して、発行や送付の半自動化も可能です。経費削減になり手間も省けるため、電子化はメリットが多いと言えます。

しかし保管には注意が必要で、電子化したものを保管する場合は、3ヶ月前までに税務署へ申請しなければいけません。これは紙の納品書兼請求書だったものを、スキャンして電子データとして保管する場合にも当てはまります。また、電子化した書類の真実性を確かにするための要件を満たすことも必須です。まずは、データを削除したり改ざんしたりできないシステムの利用が必要になります。

電子署名やタイムスタンプがあることも条件で、書類の解像度は200dpi以上です。ただこれらの要件を満たしている電子化システムを利用すれば、気にする必要はありません。電子化はメリットが多いですが、導入に手間がかかるのはデメリットとも言えます。受け取る側が、わざわざ紙に印刷して保管することもあるでしょう。取引先に事前に電子化したもので良いか確認することが、トラブルを避けるためにも必要になります。

便利な納品書兼請求書を利用しよう

納品書兼請求書には、経費削減になったり手間が省けたりするメリットがあります。条件を満たしていれば兼ねることが出来るので、是非利用して下さい。また、納品書兼請求書を電子化することでさらにメリットが大きくなります。電子化するには手間がかかる上に要件もありますが、将来的なことを考えて導入を検討するのも良いでしょう。

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