運輸・物流業界の請求書を電子化するには？ツール・システムの選び方について解説

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タイムスタンプ要件の緩和などが盛り込まれた電子帳簿保存法改正の後押しもあり、さまざまな業界で請求書をはじめとした帳票の電子化が進んでいます。とくに運輸・物流業界では毎月、大量の請求書を発行しなくてはならないことから、請求書の電子化で業務を効率化したいとお考えの担当者も多いのではないでしょうか。そこで、電子化のメリットや、導入のポイントを実例とともに紹介します。

運輸・物流業界の請求書の電子化が重要視される理由

運輸・物流業界で請求書の電子化を進めたほうが良いと考えられる背景について紹介します。

宅配荷物の増加

近年、インターネットショッピングの隆盛により宅配荷物の量が増加しています。

総務省「家計消費状況調査　ネットショッピングの状況について」によると、2024年6月における2人以上世帯のインターネットショッピングに関する支出額は、前年と比べ8.6％増となる月2万4,106円でした。また「令和4年度 宅配便・メール便取扱実績について」によると、2020年度における宅配便の取扱個数は約50億個に達し、2014年度の調査から過去最高を更新し続けています。

今までは身近なスーパーやコンビニで購入していた日用品も、ネットで購入する人が増え、今後も宅配便の取り扱い個数は高い水準となる見込みです。

運輸・物流業界の企業にとっては、宅配物を運ぶドライバーだけではなく、請求書を発行・発送するバックオフィスの負担も大きくなっています。そのため、業務の効率化を実現できる、請求書をはじめとした帳票類の電子化が求められています。

出典：総務省統計局｜家計消費状況調査　ネットショッピングの状況について
出典：国土交通省｜令和4年度 宅配便・メール便取扱実績について

課題の深刻化

運輸・物流業界のさまざまな課題も電子化が望まれる要因です。

もっとも大きな課題は人手不足でしょう。輸送量が増加しているにもかかわらずドライバーが不足しており、求人を出しても人が集まりにくいという現状があります。また、ドライバーの高齢化も大きな問題です。

さらに4月1日からドライバーに関する時間外労働の上限規制が始まり（2024年問題）、荷物を運びきるためには、さらに多くの人員確保が必要となっています。

人を集めるためには給与を高く設定するのが得策ですが、燃料費の高騰により利益率が悪化しているケースが多く、思うようにはいかないという声もあります。

以上のことから配達業務の効率化を実現するとともに、バックオフィスをスリム化し人材や人件費を配送業務に回さなければなりません。その点、請求書の電子化をはじめとしたDXを推進し、バックオフィス業務をスリム化すれば、リソースを運送業務に回しやすくなります。

複雑な料金体系

運輸・物流業界の料金体系が複雑である点も、電子化が求められる背景の一つです。

運送会社によって料金体系は異なるものの、一般的には運ぶ距離や重量、取扱品目などによって料金は変わってきます。取引先により大きく異なるため、請求書の作成には相応のスキルが必要です。

また、運転日報や運行管理を記載しなければならない場合もあり、請求書をミスなく作成するには、手間と時間がかかっていました。取引件数が増えるほど作業は複雑化しやすく、請求書発行の作業は大きな負担です。

その点、請求書を電子化すれば複雑な計算も自動的に行うことができ、業務効率が向上しやすくなります。

経理担当者の大きな負担

できるだけドライバーを多くしたい運輸・物流業界では、バックオフィスの経理担当者の数が少ない傾向にあります。

取引先が多い会社では一人あたりの業務量が増加し、経理担当者の疲弊による効率の低下や人的ミスが発生しやすくなっています。少人数で複雑な請求作業を行っていると属人化しやすく、経理担当者が急に退職してしまうと混乱を招きかねません。また、業務内容がブラックボックス化し、コンプライアンス違反を招くリスクが高まります。

請求書の電子化により経理担当者の負担を軽減するとともに、明確な業務フローを設計し、属人化を防ぐ体制が必要です。

請求書の電子化がもたらす運輸・物流業界へのメリット

請求書を電子化した場合、さまざまなメリットが考えられます。実際にどのようなメリットがあるのか、コストや業務の効率化などの面から解説します。

紙・印刷・郵送費用などのコスト削減

紙の請求書を郵送するには、さまざまなコストがかかっていました。

• 紙代
• 印刷用のインク
• 封筒
• 切手
• 印刷から封入、投函までの人件費
• 請求書の写しを保管するためのファイル代、棚代

電子化であれば、以上のような経費を削減できます。保管のスペースが必要でなければ、オフィスをすっきりとさせたり、空いたスペースをほかの業務に有効的に使ったりすることも可能です。

請求書の作成・送付・管理の効率化

請求書を電子化すると定型業務が自動化でき、検索性も向上して、経理担当者の負担が軽減できます。紙の請求書を作成し管理するのには以下の作業が必要でしたが、電子化すれば多くの作業を簡略化できるでしょう。

• パソコン上で、取引先のフォーマットに合わせて請求書を作成
• プリントアウト
• 封入、郵送
• 請求書の控えを整理して保管（法人は原則7年間はそのまま保管）
• 請求書にミスがあった場合には、過去の請求書を再度確認し、修正を行って送付
• 営業から古いデータの閲覧希望があった場合などに、前回の請求書を探し出して確認

電子化をした場合、自動入力ができる箇所も多く、全てのデータを手作業で入力する必要がありません。過去のデータを見たい場合にも、すぐに検索が可能です。

人的ミスの削減

作業の自動化により、記載内容の誤りや誤送信などの人的ミスが減少します。

すべて手動で作業していると、どうしてもデータの入力ミスが発生します。ミスを防ぐには、経理担当者の業務負担を減らし、作業にゆとりをもたせることが重要です。その点、電子化によって作業負担が減ればチェックの時間をとることができ、一つ一つの作業の精度が向上します。

また、請求書は現場の担当者からバラバラのタイミングで経理担当者の元へ届くことが多く、見落としや紛失などが起こりやすくなっていました。しかし、電子化によって一括で管理すれば、見落としや紛失という事態を避けられます。

請求書を誤送信した場合のリスクについて詳しく知りたい方はこちらを！
請求書の誤送信のリスクとは？原因や対策も徹底解説

テレワークを促進できる

請求書を電子化すれば社外でも作業が可能となり、テレワークなどの働き方改革を推進できます。

経理担当者は請求業務のためだけに出社しなければならないということがなくなるので、自宅や出張先での作業が可能です。

テレワークができるようになると、子どもがいて長時間の出社勤務が難しい人や、他にも副業を持っている人、介護をしながら働きたい人なども雇用しやすくなります。災害時や、コロナのような感染症まん延時には、即座にリモートワークに切り替えることで、従業員の生命・健康を守ることにもつながります。

働き方の自由度が高まり従業員満足度も向上することで、離職率の低下にも寄与するでしょう。

コロナ禍で電子化が進んだ理由について解説しています。
コロナ禍で注目を集める電子化のメリットや方法とは

テレワークのメリットについて知りたい方はこちらもご覧ください。
テレワークの請求業務フローや実現に必要な要素とは？

運輸・物流業界の請求書を電子化するにはツール・システムの導入が有効

請求書の電子化はExcelなどで作成・管理することもできますが、業務の自動化や効率化の観点から見ると効果が十分とは言えません。結局、手動で全てを入力するため、人的ミスも起こりやすくなります。そこで、請求書などの帳票類に関する業務を自動化できる電子帳票システムの導入が有効です。

ツール・システムによってできることは異なりますが、一般的には以下のようなことができます。

• フォーマットの作成・変更が自動でできる
• 自動入力により帳票の作成が簡単になる
• 自動で送信できる
• 送信した記録が残るので、送り忘れのミスを防げる
• データの一括管理ができる
• データの検索が容易になる

請求書の電子化により業務効率化を目指す企業さまは、検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳票システムについて詳しく知りたい方はこちらもおすすめです。
電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

運輸・物流業界の請求書の電子化に使うツール・システムの選び方

請求書の電子化ができるツール・システムにはさまざまな種類があるので、選ぶ際のポイントを解説します。

クラウド型・インストール型のどちらか

請求書の電子化用のツールやシステムにはクラウド型とインストール型があります。自社にどちらが合うか検討するようにしましょう。

クラウド型はすべての作業がブラウザ上ででき、認証さえ受ければどのデバイスからも作業が可能です。複数の社員が同時に作業することができ、出張先や自宅からでも内容の確認や入力作業ができます。常に最新の情報を社員間で共有できるため、経理担当者が体調不良などの事情で休むときも、他の社員が作業を引き継いで行うことが可能です。

インストール型はデバイスにツール・システムをインストールして使用するもので、オンプレミス型とも呼ばれます。閉鎖的な環境で使用するため、データの流出などの危険は低いです。また、長期間利用すると、クラウド型にくらべてコストパフォーマンスは高が高くなります。

複数で利用するならばクラウド型、少人数で利用するならばインストール型が適しています。

請求書のフォーマット作成を効率化できるか

現在、何種類のフォーマットで請求書を作成しているか、取引先や関係部署がどのシステムを使っているか、あらためて確認しましょう。できるだけ、現在使用しているフォーマットやシステムを変更せずに、請求書が作成できることが理想です。

ツール・システムにより請求書のテンプレートの数や、互換性のあるシステムの数は異なります。テンプレートや互換性のあるシステムが多い方が、希望するフォーマットを手軽に作れるので確認してみましょう。

また、フォーマットにカスタマイズをする際、操作性が良く視覚的に分かりやすいユーザーインターフェースであるかも重要です。

取引先や品目などを自動入力できるか

運輸・物流業界は継続して取引を行うことが多いため、毎月同じ項目を入力する反復作業が多くあります。それを手書きしたり、Excelなどで毎回入力したりするのは非効率的です。

毎月重複する取引先や品目などを自動入力できるツール・システムを導入すれば、入力作業を効率化できます。

送付作業を自動化できるか

電子化しても手作業で一通一通、メールアドレスを入力し送信していては、結局手間がかかってしまいます。

その点、毎月設定したタイミングで請求書を送信できる機能があれば工数の削減になるほか、送信忘れのリスクも軽減できます。

ツール・システムによっては、24時間いつでも好きな時間にタイマーを設定でき、時間がくれば自動的に送信してくれます。自動送信により手間が省けるほか、送り忘れや誤送信を防ぐことが可能です。

請求漏れを起こした際の対処法や避ける方法について知りたい方はこちらをご覧ください。
請求漏れはどう防ぐ？リスク・原因・対策方法やお詫びメールの文例を紹介

既存システムとの連携ができるか

CRM（顧客管理システム）や販売管理システムなど、会社で使用している既存システムと連携ができると大幅な効率化が期待できます。

たとえば、販売管理システムに営業が入力した受注データを自動で請求書に反映できれば、あらためて入力し直す必要がありません。細かい入力作業を省略できるため、作業効率がアップします。もちろん、入力ミスも大きく減らせるでしょう。

会計ソフトとも連携できると、入力作業をさらに軽減できます。営業部などの他部署が使用しているシステムも連携できるか確認してください。

セキュリティに問題はないか

自社だけではなく取引先にもかかわるデータを扱うため、請求書の管理は重要です。電子化の場合、紙の請求書と違って持ち出しや紛失のリスクは軽減できますが、ツール・システムのセキュリティ対策が甘いと、アカウントの乗っ取りやマルウェアの感染などさまざまなリスクがあります。情報の流出も起こりかねません。

そこで、ツール・システムを導入する際は、セキュリティについて確認しておく必要があります。以下の点について確認してください。

• アクセスログ確認、SSL暗号、2段階認証に対応しているか
• 十分な監視体制がしかれているか
• アクセス制限やログ管理はされているか

また、1回の認証手続きで複数のシステムにログインできるシングルサインオン（SSO）対応しているのが望ましいでしょう。

運輸・物流業界の請求書電子化には「ナビエクスプレス」

運輸・物流業界で請求書の電子化をするのにおすすめなのが「ナビエクスプレス」です。

「ナビエクスプレス」は、請求書以外にも領収書や給与明細など、さまざまな帳票類の電子化を実現する電子帳票ソリューションです。

ナビエクスプレスを導入した場合、以下のようなメリットがあります。

• 電子化により印刷や発送にかかるコスト、リードタイム、人的ミスなどが削減でき、業務効率の向上が期待できます
• CSVファイルを送るだけで、フォーマットやデザインを変えずに帳票類を作成できます
• 作成した帳票類は、24時間いつでも自動で配信可能です
• 日時指定もでき、送信忘れを防ぎます
• SSLによる暗号化や、パスワード設定など各種セキュリティに対応しています
• インボイスにも対応しています

各種システムと連携できるので、運用中の基幹システムを変更せずに導入が可能です。

導入事例｜株式会社エヌ・ティ・ティ・ロジスコ 様

総合ロジスティック企業である同社では、お客さまごとに発行する請求書の作成業務で、営業担当者に大きな負荷がかかっていました。毎月4,000通ほどを発行していたため、発送するコストも多くかかっていたようです。さらに、取引先に請求書が届くまでのリードタイムがかかっていることも、ネックとなっていました

そこで帳票の電子化システムである「ナビエクスプレス」を導入したところ、請求業務にかかる時間が大きく圧縮され、営業担当者が営業活動に専念できるようになりました。請求書の作成・発送にかかるコストも、封筒代や郵送代、人件費など年間約700万円を削減できるようになりました。リードタイムもかからなくなり取引先の手元に即座に届くようになったそうです。

運輸・物流業界における請求書の発行・受領は電子化で効率化できる

大量の請求書を発行し送付しなければならない運輸・物流業界で電子化を進めるならば、専用のツール・システムを導入するのがおすすめです。ツール・システムを選ぶ際には「クラウド型かインストール型か」「今使っているシステムとの互換性があるか」などについて確認しましょう。また、セキュリティ対策についてもチェックしてください。

帳票を電子化し業務効率アップの支援をする「ナビエクスプレス」は、セキュリティ対策についても優れています。SSLによる暗号化や、メールごとのパスワード設定などができ、自社や取引先の情報が流出することを防ぎます。使いこなせるか不安という場合には、初期導入支援も行っているので、ぜひ一度、資料をご覧ください。