請求書のPDF分割は自動化できる｜電子化の概要やメリット、システムの選び方を解説

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近年、DX化やペーパーレス化、テレワークの普及などに伴い、帳票書類の電子化が注目を集めています。業務の効率化やコスト削減などに期待できるとあって、電子化に踏み切る企業も増えています。また、電子帳簿保存法の改正により帳票類の電子保存の要件が緩和されるなど、国も電子化を推進する流れです。

この記事では、電子化の概要やメリット、システムの選び方などについて詳しく解説します。

請求書のPDF化（電子化）とは？

請求書のPDF化（電子化）とは、PDFなどの電子データで請求書を作成し、オンラインで送付することです。送付する際には、メールに添付する、Webサイトにアクセスしてダウンロードするなどの方法があります。請求書のほかに、見積書や納品書、領収書などもPDF化が可能。請求書が紙もしくはデータであるかは請求の有効性に関係なく、送付側と受取側の双方で「正式なもの」という認識があるかがポイントです。

電子帳簿保存法により請求書の電子保存ができるようになった

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿を電子データで保存できるようにするための法律です。これまで、これらの書類は原則、紙での保存が必要でしたが、要件を満たすことで電子データでの保存が可能になっています。

電子帳簿保存法は2022年1月の改正を経て保存要件が緩和されました。事前承認制度の廃止やタイムスタンプの要件緩和、検索要件の緩和など、より電子化しやすい環境が整備されました。

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請求書の電子化で得られるメリット

ここでは、請求書の電子化で得られるメリットについて解説します。

PDF分割の自動化などで業務を効率化できる

適切なシステムを導入することで、請求書の作成や送付、PDF分割などの手間がかかる作業を自動化できます。例えばPDF分割の場合、1つのPDFに複数の請求書が入っている際の面倒な分割作業をシステムが自動で行なってくれます。

請求書の修正や再発行が必要になった際にも、システム上で対応できるため手間が省けるでしょう。また、発行した請求書は電子データとして保存されるため、検索性の向上により管理しやすくなる点もメリットです。

あらゆるコストを削減できる

請求書の電子化により、これまで必要だった紙やインク、切手、郵送コストを削減できます。取引先が増えれば、これらのコスト負担は無視できなくなるでしょう。また、請求書の保管に必要だったファイルやキャビネット、保管スペースなどの設備も削減できます。

さらに、押印や封筒への封入作業、投函など、請求書の作成・送付に関わる業務の人的コストが節約できる点もメリット。それらの工数を別の業務に割り当てられるので、生産性アップにも期待できます。

リードタイムを短縮できる

請求書の発行から送付、修正対応までのリードタイムを短縮できる点も電子化のメリットです。紙の請求書の場合、発行後に郵送し取引先に届くまでに数日間のタイムラグが発生しますが、PDFデータであればメールやwebで配信できるため、リアルタイムで共有できます。また、修正が必要な場合も修正データを再送付するだけなので、迅速な対応が可能です。

リモートワークに対応できる

請求書のPDF化は、リモートワークの促進にも有効です。紙ベースの場合、請求書の印刷・押印などのために出社しなければなりませんでしたが、PDF化により承認や送付、修正などの作業をどこにいても対応できるようになりました。

また、承認者が出張などで不在の場合、請求書の承認や押印が進まないといったケースもありますが、PDF化により承認者が出社しなくても作業が行える点もメリットです。

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請求書を電子化する際の注意点

ここでは、請求書を電子化する際の注意点を見ていきましょう。

現状のシステムだけに頼らない

紙でやり取りしている請求書をPDFで送信すれば電子化できると思われがちですが、それだけでは電子化のメリットを十分に得られません。手作業による人的ミスやセキュリティ面に不安が残るほか、業務効率化へのインパクトも限定的です。

そこでおすすめなのが、請求書に関する業務を効率化できる電子帳票システムの導入です。システム導入により請求書の作成やPDFの分割作業などを自動化できるうえに、ミスが減り、セキュリティ性の向上にも期待できます。

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電子化に対応できない取引先へ配慮する

取引先によっては、電子化に対応できないケースもあるので注意が必要です。受け取り側の企業が紙対応の場合、電子データの請求書を印刷して保存する必要があります。電子化データを送付することで相手の負担になる可能性もあるため、まずは先方の承諾を得てから電子データの送付に切り替えることをおすすめします。

また、電子化のメリットを事前に説明し、対応してもらえるよう促すことも大切です。このように電子化が難しい取引先がいることも想定し、紙での請求書発行にも対応できるようにしておきましょう。

電子化の要件を確認する

受領した請求書の保存は、電子帳簿保存法の要件に合わせて行う必要があります。保存区分は以下の3つです。それぞれの要件を事前に確認し、設備や保存形式などを整備しておきましょう。

• 電子帳簿保存（会計ソフトなどで作成された書類データをそのまま保存）
• スキャナ保存（紙の請求書などをスキャンしたデータを保存）
• 電子取引（メールで受信したPDFなどのデータをそのまま保存）

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請求書電子化に活用するシステムの選び方

ここからは、請求書の電子化に活用するシステムの選び方について解説します。

既存のシステムと連携できるか

請求書電子化のために新しいシステムを導入するのであれば、既存の基幹システムと連携できるか確認する必要があります。販売管理システムやCRMなどと連携できれば、請求データの入力を省くことも可能です。

別システムと連携させるためには主に、CSVファイルでシステムにインポートする方法と、既存システムとAPIでつなぐ方法の2つがあります。ただし、CSVファイルをインポートする作業は手間がかかるため、請求書発行の量が多い場合はAPI連携のほうがよりスムーズです。想定する方法に対応しているかを事前に確認しておきましょう。

サポートする帳票の種類はどれくらいあるか

請求書のほか、見積書や納品書、領収書、給与明細など、システムで対応できる帳票の種類を確認しておきましょう。できるだけ多くの帳票を一元管理することで、大幅な効率化を実現できます。

また、請求書の発行に関連する業務は帳票作成にとどまらず、申請・承認フロー、郵送、入金管理、売掛保証など多岐にわたります。これらを別々のシステムで管理しようとすると手間やコストがかかるため、請求書発行業務全体をサポートしてくれるサービスを選ぶのもおすすめです。

セキュリティ対策は十分か

クラウド型の帳票管理システムの場合、ベンダーがシステムを管理することになります。自社データを他社のサーバーに預ける形になるため、セキュリティ対策は欠かせません。暗号化やパスワードの付与、VPN接続などのセキュリティ対策を確認しておく必要があります。また、データセンターの監視体制は24時間365日かも確認しておきましょう。

請求書の作成やPDF分割などの自動化機能を搭載しているか

システムで自動化できる作業が多いほど作業効率がよくなります。導入を検討する際には、請求書の作成や送付、PDF分割など、自動化の範囲を確認しておきましょう。例えば、取引先ごとにまとまったPDFを部署ごとに分割できるか、請求書の発送作業をシステム上で運営会社に依頼できるかなどもポイントとなります。

また、トラッキングによる開封確認や、柔軟なフォーマットへの対応なども効率化に役立つ機能です。

請求書のPDF分割に対応する「ナビエクスプレス」

「ナビエクスプレス」は請求書や納品書、支払い案内書などの帳票を電子化し、一斉送信できる電子帳票ソリューションです。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。以下はナビエクスプレスの主な機能です。

• APIシステム連携
• FAX連携
• PDFまたはPDF＋CSVでの出力
• 受け取り機能確認
• 高いセキュリティ対策（HTTPS接続/ 通信の暗号化）
• 取引先情報の収集代行

APIシステム連携やFAX連携に加え、送信状況や開封状況などをリアルタイムで確認できる機能、PDF分割機能など、帳票の自動配信をスムーズに行える機能が充実しています。コストや人的ミスの削減、業務効率化などにも期待でき、また、郵便物の発送・仕分け作業が不要になることで、取引先に届くまでの時間短縮やリードタイムの削減にも貢献します。

導入事例1｜クラレトレーディング株式会社 様

国内外で繊維素材・製品、化学品などを展開するクラレトレーディング株式会社様は、毎月2～3万枚、1日あたり700～1,000通もの請求書発行を手作業で行なっていました。件数自体が膨大なため請求書発行業務にかかりっきりになってしまう社員もおり、発送漏れ・再発行などの対応も大きな負担となっているのが課題でした。

同社が2021年にナビエクスプレスを導入したところ、実に9割、7,000社の取引先が電子化に移行。請求書発行業務を電子化することで作業工数の大幅な削減に成功しました。また、数百の請求書を1つのPDFにまとめて発行するシステムを採用していますが、取引先ごとにPDFを分割し、個別配信の自動化も実施しています。導入後は、社員の残業時間削減や人的ミスの軽減などが実現しました。

導入事例2｜東洋カーマックス株式会社 様

クルマに関する管理業務を一括して請け負うアウトソーシング会社の東洋カーマックス株式会社様は、2021年にナビエクスプレスを導入されました。導入前は請求書発行業務における業務負荷や郵送コスト、発行スピードが課題となっており、毎月6回ほどある締め日には残業になることも多かったそうです。また、取引先から「今日中に請求書がほしい」といった要望が出た際には、別途メールやFAXでの対応も行なっていました。

システム導入の決め手となったのは、基幹システムはそのままに、ナビエクスプレス側でPDFの分割や仕分けができる設計だったこと。導入後は宛先約1万件のうち80%を電子化でき、業務負荷とコストを大幅に削減することに成功しました。

請求書の電子化はメリット多数！PDF分割に対応できるシステムを

請求書の電子化には、業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。とはいえ、システムによって自動化できる範囲は異なるため、自社の業務に必要なものを選ぶことが重要です。

ナビエクスプレスはPDF分割にも対応しているため、取引先ごとに請求書を自動分割できます。導入により業務効率化やコスト削減を実現した事例も多く、取引先の満足度が向上したとの声も多く寄せられています。請求書の電子化を検討中の企業様は、ぜひ以下資料もご覧ください。

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