電子帳簿保存法の改定内容が変更！違反への罰則は？

ここでは、電子帳簿保存法の基礎知識を踏まえつつ、認められている3つの保存方法や2022年の改正内容、違反した際に科される罰則について解説します。また、電子帳簿保存法の変遷やメリットなども解説するので、ぜひお読みください。

2022年1月に、電子帳簿保存法が改正されることになっています。しかし、改正の時期や内容について、まだよくわからないという人も多いのではないでしょうか。法を施行する国税庁の方でも改正内容についての見解が二転三転しており、まだ混乱が続いている状況なのです。

電子帳簿保存法とは？制度内容をわかりやすく解説

電子帳簿保存法とは、国税（法人税・所得税など）に係わる帳簿・書類を電子データ（電磁的記録）として保存するためのルールを規定した法律です。

従来、各税法における帳簿・書類は紙媒体での保存が原則でしたが、印刷やファイリングの作業にかかる工数、保管スペースの確保にともなうコスト負担などが問題視されていました。電子帳簿保存法の主な目的は、こうした問題を解消して最終的に業務効率化を実現させることです。

また、電子帳簿保存法における保存方法は、以下の3つに区分されています。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引

各保存方法の詳細は後述するので、引き続きお読みください。

なお、電子帳簿保存法の概要や改正については、以下の記事でも細かく解説しています。

2022年度電子帳簿保存法改正について詳しく解説！

電子帳簿保存法で認められている3つの保存方法

電子帳簿保存法における3つの保存方法の概要を踏まえつつ、データ保存の手順や注意点について詳しく解説します。

1｜電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンの会計ソフトなどで作成した帳簿・書類の電子データをHDDやDVD、クラウドストレージなどにそのまま保存する方法です。過少申告加算税の軽減措置が適用される「優良帳簿」の場合、その他の帳簿・書類と比べて多くの要件を満たすシステムを準備する必要があります。

また、帳簿・書類の種類を問わず、一定の要件を満たしたシステムや実際に使用するシステムの仕様書、事務処理マニュアルなども準備しなければなりません。

2｜スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙媒体で作成あるいは受領した帳簿・書類をスキャンして電子的に保存する方法です。一定の読み取り要件を満たす機器でスキャンしなければなりませんが、要件さえ満たせるならスマートフォンなどを使っても構いません。

また、この方法で保存する場合、一定期間内に電子データへタイムスタンプを付与したうえで、読み取り情報の保存や検索機能の確保といった要件も満たす必要があります。重要書類については要件がさらに厳しく定められているため、取りこぼしに注意しましょう。

3｜電子取引

電子取引とは、電子的に作成あるいは授受している取引情報を電子データとして処理する方法です。この方法を導入する場合、取引内容や訂正・削除内容を確認できるようにする「真実性の確保」に加えて、見読性や検索機能を求める「可読性の確保」に対応するシステムやディスプレイを準備しなければなりません。

さらに、タイムスタンプの付与や付与済みデータの受領など、法律で規定されている改ざん防止措置を組み入れて保存する必要があります。

2022年の電子帳簿保存法改正の内容は？

度重なる改正によって規制緩和がされ続けてきた電子帳簿保存法ですが、2022年1月にまた改正されています。この改正でもまた規制緩和がポイントとなっており、もっとも大きな変更が、電子請求書の紙による保存が廃止された点です。改正後は、電子データで受け取った請求書は、電子データのみの保存が基本となります。逆にいうと、請求書を電子データで受け取ってしまえば、電子データだけしか保存しておくことができなくなります。

これまでほとんどの企業では、請求書を紙のみ、あるいは電子データのみ特に規定することなく、混在した状況で受領してきました。今後は紙で受け取った請求書の場合には、紙のまま保存しておいても良く、特に税務署に申告しなくても電子データにして保存しておくこともできるようになります。しかし、電子データで受け取った請求書は、紙にして保存することはできません。両方の形態で保存しておけば、万が一どちらかを紛失してしまった場合に対応することができます。これまで通り紙と電子データの両方を保存しておきたい場合には、紙の請求書を受領しておかなければならなくなるということです。

また、国税庁が記載しているところによると電磁的記録とは「電子的方式や磁気的方式その他の方式など人の知覚で認識することができない方式で作られる記録」「電子計算機による情報処理のために使用されるもの」とされています。2022年の法改正により、プリントアウトした紙の状態で保存ができなくなる電子請求書には、電子メールにPDFファイルなどの形式で添付されて受け取ったもののほか、ホームページ上の画像をコピー・ダウンロードしたもの、クラウドサービスによって受け取ったもの、クレジットカードなどの支払明細などが含まれることになりました。

2022年の改正について、その他のポイントには大きく3つあります。

税務署への申請・承認が不要になる

これまで、電子データによる保存を導入する3カ月前までに税務署に申請する必要があり、それに加えて承認が出るまでにはさらに時間が必要でした。改正後には、国の基準を満たしていて電子帳簿保存法に対応可能な機能のあるシステムを導入済みであり、社内規定の策定・周知を行なった企業なら、電子データの保存の申請と承認が不要となりました。

タイムスタンプの付与期間が延長される

電子データの改ざんなどの不正を防止するためにも使用されてきたタイムスタンプですが、そもそもは電子データの時刻を証明するためのものです。これまでは請求書を受け取って担当者がサインをしてから、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。改正後には電子データとして読み取る時に担当者のサインは不要となり、タイムスタンプの付与も最長2カ月まで延長されることになります。もし、タイムスタンプがなくても電子データの修正や削除などの、改ざんが疑われる作業履歴を残せるシステムを採用している場合には、タイムスタンプも付与する必要はありません。

社内規定整備の適正事務処理要件が廃止される

内部統制を行うために、適正事務処理要件と定期的なチェックが必要でしたが、これらが廃止されます。スキャンして電子データ化した本人とは別に、チェックする人間が必要でした。また、チェックするためには紙の原本を保管しておく必要もありました。しかし、法の改正によってこれらが不要になったため、担当者は1人で良くなり、原本も保管しておく必要がなくなりました。

2022年の電子帳簿保存法改正について詳しくは、以下の記事も参照してください。
（関連記事：2022年電子帳簿保存法改正！請求書保存のポイントを網羅、2022年度電子帳簿保存法改正について詳しく解説！）

2022年の電子帳簿保存法改正に、さらに加わった変更

施行当時の電子帳簿保存法では電子化、特にスキャナによって電子化したデータに関する要件が非常に厳しかったことから、なかなか電子化が進まずにむしろ妨げとなってさえいました。そのため、何度も法改正によって規制が緩和されています。2020年12月には令和3年度税制改正大綱が決定され、スキャンした電子データの保存が容易になりましたが、取引された電子データはそのまま保存する義務が発生しました。

しかしながら、2021年7月に国税庁は電子帳簿保存法一問一答の中で、2022年1月1日以降に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録が要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ると回答したのです。帳簿の電子化を検討していない企業でも、電子データの形で領収書などを受領した場合、プリントアウトして保存した場合には青色申告を取り消されてしまうリスクが生じることになります。この法改正についてはよく知らないでいる人も多いのですが、全面的な電子化を予定していない企業の中に、この法改正が他人事ではなくなったと感じるところが増え、混乱を招く結果となりました。青色申告とは、複式簿記を行うことで最大65万円までの特別控除が受けられるなど、企業にとってメリットの多い仕組みであり、取り消しを受けることで企業として信頼を失うリスクもあります。そこで、電子化が進むどころか、取引先に紙で請求書を送るように依頼する企業も増えています。

これに関して、国税庁はその後2021年11月に、青色申告を「直ちに取り消すことはしない」と補足しました。ただし、取り消しそのものを撤回するというわけではありません。結局のところ、この補足だけでは混乱が収まりませんでした。そのため、2021年12月に決定された令和4年度税制改正大綱の中で、領収書や請求書等の電子保存義務化について、2022年1月1日より2023年12月31日までの2年間の経過措置が設けられることになったのです。ちなみに、これに関して事前に税務署長に申請する必要はありません。

ただし、この経過措置は条件付きです。令和4年度税制改正大綱では「所轄税務署長が電子取引情報の電子保存が要件を満たしていないことにつきやむを得ない事情があると認める場合」「納税者が出力書面提示に応じる」の2つの条件を挙げています。この「やむを得ない事情」が具体的に何なのかについては、未だ国税庁の発表を待つしかない状況です。

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則とは？

では、電子帳簿保存法に違反した場合の罰則について解説します。法改正に伴って規制は緩和されつつあり、電子化には取り組みやすくなってはいるものの、要件が非常に細かく規定されているため、しっかり意識していなければそのつもりはなくても違反に該当していると判断されてしまうかもしれません。重要なポイントを押さえておくようにしましょう。

罰則としては「青色申告の承認を取り消される」「追徴課税や推計課税を課される」「会社法により過料が科せられる場合もある」などのものがあります。青色申告の承認を取り消されてしまうと、最大65万円の特別控除などの特例が受けられなくなるほか、企業としても信頼が損なわれることもあるでしょう。また、青色申告の承認が取り消された事業主は白色申告者となりますが、そのことで税務署より推計課税を課されることになります。さらに、これに付随して他の税法の違反をしているとみなされたりうたがわれたりすることで、追徴課税が課されるリスクもあるでしょう。

また、電子帳簿保存法のほかに会社法という法律があり、この法律にも第976条に帳簿や書類の記録や保存に関する規定が定められています。場合によってはこの規定に違反しているともみなされる可能性があり、その罰則として100万円以下の過料が科せられることがあるでしょう。では、具体的にどのようなことで電子帳簿保存法に違反しているとみなされることが多いかというと、データ保存の要件を満たしていない場合です。
ただし、2021年12月に決定された令和4年度税制改正大綱の中では、領収書・請求書等の電子保存義務化について、2022年1月1日より2023年12月31日までの2年間の経過措置が設けられることが決まっています。つまり、猶予期間ができたということです。新しい制度に移行するまで、2年間はすぐに違反とみなされず大目に見てもらえる期間となります。この期間に、会社内の業務フローを見直して社員の意識を高める対策などをしておく必要があるでしょう。

データ保存の要件は、契約書や納品書、請求書、領収書などの「重要書類」と、見積書、注文書などの「一般書類」のどちらに該当するかで異なりますが、データにした時の解像度や階調を誤っていると、要件を満たしていないとみなされてしまいます。その他、スキャンするべき書類を受け取ってから実際に電子化するまでの期限を超えてしまうなど、規定の期限を守っていない場合にも、違反とみなされるので注意しましょう。

電子帳簿保存法の変遷

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律です。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称の法律で、電子取引をしているすべての企業を対象としています。国税関係の帳簿・書類と、電子取引に関する書類を電子化して保存することを認める内容です。法の制定以前は、電子データがあったとしても原則的に紙にプリントアウトして保管する必要がありました。

1998年制定当初

これまで紙の状態で保存しておく必要があったのは、デジタル書類の場合その内容が容易に改ざんされるリスクがあるとされていたためです。しかし、ペーパーレス化などの時代の変化に伴い、紙の帳簿や書類を管理し続ける負担を軽減するために、電子帳簿保存法が制定されました。制定当初は、もともと電子データとして作成されたデータのみを対象としていました。紙書類の保管場所を解放したり、業務コストの削減になったりというメリットのある電子データ化ですが、電子データを電子データのみで保存しておくためには税務署に申請し、承認してもらう必要があります。

2005年の改正

その後、2005年のe-文書法の施行に伴い、決算関係書類を除く国税関係書類をスキャナで読み込んで電子データ化したものを保存することが認められる改定がされました。デジタル化のリスクであるデジタルデータの改ざんを防ぐ方策として、電子署名法・スキャナの技術・タイムスタンプなどが採用されました。また、対象となる契約書や領収書などは、3万円未満の国税関係書類に限定されたのです。

しかし、スキャナで読み込んだ電子文書ならどんなものでもいいわけではありません。紙書類の状態をなるべく正確に保つために、200dpi以上の解像度や8bit以上の階調など、画像のクオリティは厳しく指定されました。さらに、年月日や金額などのような重要項目を用いた検索機能を確保すること、帳簿との相互関連性を保持すること、システム関係書類の備付などが規定されていたのです。さらに、国税関係書類を3万円未満に限定したことから、対象となる書類を分別するという作業も発生しました。各企業がこれらすべてに対応していくのはなかなか難しいものだったのです。

2015年・2016年の改正

2015年に法はさらに改正されました。特に、スキャナで読み込んだデータの保存に関する規定が厳しかったためか、多くの企業でスキャナ保存が利用されていないことが問題視されたためです。3万円未満という金額基準が撤廃されたことから書類の分別が不要となり、タイムスタンプがあれば改ざんのリスクに対処できることから電子署名も不要となりました。また、重要書類に関して、業務サイクルでの関係帳簿の電子保存承認もまた不要となりました。

2016年の改正では、2015年に続いてさらに規制緩和が進みました。電子データの読み取りに、スキャナだけでなくデジカメやスマホカメラなどを使用できることになったのです。大幅に緩和された面がある一方で、定期検査などの適正事務処理案件が追加されました。受領者当人がスキャナで読み取った場合には、自著して3日以内にタイムスタンプを付与すること、そして、別の人間が速やかにその記録確認を行うこと、定期的にデータチェックを行うことなど、複数の人間による速やかな事務処理が義務づけられたのです。

この大きな改正による規制緩和により、やっと電子化・ペーパーレスによる業務の効率化が見込めるようになりました。

2019年以降の改正

2019年には、過去分の重要書類に関しても、税務署に届け出ることで対象とすることが可能になりました。2020年にはキャッシュレス決済の場合には領収書が不要に、2021年にはタイムスタンプ要件と検索要件が緩和され、適正事務処理要件も廃止されたのです。法の制定以来、今もなお規制緩和が続いている状況となっています。

電子帳簿保存法に対応することのメリット

電子帳簿保存法に対応すれば、社内のペーパーレス化を推進できます。帳票・書類の電子化にともない、紙媒体でやり取りする機会が大幅に減るため、郵送作業の手間を省いたり、文書の検索や承認のスピードが向上したりするなど、結果として業務効率化につながることがメリットです。さらに、紙媒体で出力する機会が減る分、印刷コストを削減でき、なおかつ保管スペースも不要となります。

また、タイムスタンプの付与や訂正・削除内容の記録といった要件により、内部統制を強化できることもメリットです。

電子帳簿保存法はいずれ対応必須となるので、早めに着手したほうが無用なトラブルを避けられるでしょう。

電子化のメリットについては、以下の記事もご覧ください。

コロナ禍で注目を集める電子化のメリットや方法とは

電子帳簿保存法への対応には「ナビエクスプレス」

電子帳簿保存法に対応する場合、電子化した帳票・書類の運用が必須となります。しかし、適切な電子帳票システムを導入しないと、電子化のメリットを最大限享受できない可能性もあるため、慎重に選びたいところです。

NTTコムが提供している「ナビエクスプレス」は、以下のような特徴を持っているので、電子化を進めるうえで大いに役立ちます。

コスト削減

帳票・書類の電子化により発送費を、自動配信機能により人件費をカットできます

業務効率化

作成・送付作業の自動化によって時間的な負担を減らしつつ、ヒューマンエラーも予防できます

リードタイム削減

電子データをメールやFAXで配信するので、情報伝達スピードが大幅に向上します

電子帳票システムの機能については、以下の記事でも解説しています。

電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

法改正に関する情報はまめに確認しよう

着々と書類の電子化を進めている企業はもちろんですが、特に電子化を検討していない企業にとっても、法改正によっていろいろな影響が出てくる可能性があります。「知らなかった」では済まない事態も十分想定できるでしょう。今後も時代の流れからいっても、電子化は少しずつ世の中に浸透していくと考えられます。決して他人事で済ませてしまわずに、法改正に関する情報には敏感にアンテナを張り巡らせるようにしましょう。

「ナビエクスプレス」の詳しい情報はこちら