2024/11/20

請求書の電子化

請求書を電子化するシステムの選び方とは?導入メリットや比較ポイントを解説

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自社で毎月発行している請求書を電子化すれば、コストの削減や業務効率化など、さまざまなメリットが得られます。請求書を電子化する際、欠かせないのが自社に合った電子化システムの導入です。

本記事では、電子請求書を導入するメリットやシステムを比較する際のチェックポイント、注意点などを解説します。請求書の電子化を検討しているけれど、どのシステムを選べばいいのか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

この記事の内容
  • 請求書を電子化すると、コスト削減や人的ミスの防止、法改正や取引先のニーズ、テレワークへの対応などのメリットがある
  • 請求書電子化システムには、小規模から大量の請求書発行まで、いくつかのタイプがあり、自社に合ったシステム選択が重要になる
  • 電子化システムを比較する際は、自社の目的やコスト面、帳票の対応範囲、データ連携、セキュリティなどのポイントをチェックすると良い
  • 請求書を電子化する際は、社内と取引先の理解を得るとともに、紙での発行を求められた場合にも対応できるようにしておく必要がある
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インボイス制度・電子帳簿保存法対応編
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請求書を電子化するシステムの選び方は?まずは概要・メリット・機能を理解しよう

電子化システムの選び方を紹介する前に、まずは、システムの概要や機能、導入のメリットなど、請求書を電子化するシステムとは、どのようなものかを解説します。

請求書を電子化するシステムとは?

請求書電子化システムとは、企業で取り扱う請求書をPDFなどで電子データ化するためのシステムです。電子化システムは、任意のフォーマットで請求書を作成でき、電子メールやWebサイト、専用ツールなどを通じて送付する機能をもっています。

紙の請求書と違い、印刷や郵送にかかるさまざまな費用や手間などのコストを削減でき、送付にかかる時間も短縮可能です。近年では、ペーパーレス化やテレワーク、法制度などへ対応するため、各企業で請求書をはじめとした帳票類の電子化が進められています。

請求書を電子化するシステムを導入するメリット

企業が請求書を電子化するシステムを導入する主なメリットは、以下の通りです。

  • 請求書に関する業務を効率化できる
  • コストを削減できる
  • 人的ミスを防止できる
  • 法改正に対応できる
  • 取引先のニーズに合わせて対応できる
  • 情報共有の迅速化やリモート対応ができる

各メリットについて、詳しく解説します。

請求書に関する業務を効率化できる

請求書を電子化すれば、作成から送付までを1つのシステムで行なえるようになるため、請求業務の効率化が可能です。取引先や発行者の情報はもちろん、ソフトやシステムの連携により取引や会計のデータを参照して請求書の自動作成ができます。

送付に関しても、一括送信や予約設定による毎月の自動送信などが可能です。さらに、過去に作成した請求書の検索性向上や紙の請求書と比較して修正作業が迅速化できるなど、さまざまなメリットがあります。

コストを削減できる

請求書電子化システムを利用すると、紙の請求書と比較して大きなコスト削減が期待できます。請求書を電子データ化するため、従来のような紙の使用がなくなり、印刷にかかるインク代なども削減可能です。

また、郵送にかかる郵送費や封筒代、書類を封入する手間なども削減できます。請求書業務に必要な労力も少なくなるため、人件費も削減可能です。さらに、紙の場合には欠かせない、過去の請求書の保管スペースなど、間接的なコスト削減にもつながります。

人的ミスを防止できる

請求書電子化システムの導入は、請求書業務で発生する人的ミスを防止するためにも有効です。紙の請求書では、郵送時の送付先間違いや送付忘れなどが起きる可能性があります。また、単に請求書を電子化するだけでは、手入力による転記ミスまでは防げません。

請求書電子化用のシステムを利用すれば、システム連携によるデータ抽出での請求書自動作成や専用ツールによる精度の高いチェック機能により、請求書のミスを防止できます。自動送信で送付時のミスも防げるため、人的ミスを大幅に減らせるでしょう。

請求書の誤送信が引き起こすリスクや問題への対策などを詳しく知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
【関連記事】請求書の誤送信のリスクとは?原因や対策も徹底解説

法改正に対応できる

電子請求書を導入すれば、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にも対応できます。

  • インボイス制度:
    2023年10月から施行された消費税に関する制度。適格請求書発行事業者の発行する請求書以外では、仕入れから税額控除できなくなる。
  • 電子帳簿保存法:
    2022年に改正された帳簿類の電子化に関する法律。税制により保存が義務になっている請求書などの各種帳票・帳簿類の電子保存が認められるようになった。

電子帳簿保存法やインボイス制度に関して、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【関連記事】【2024年施行】電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく解説|制度の概要から紹介
【関連記事】インボイス制度とは?電子インボイスのメリットや従来の請求書からの変更点

取引先のニーズに合わせて対応できる

請求書を電子化すると、取引先からの多様なニーズにも柔軟に対応できます。従来は紙の請求書を郵送する方法だけでしたが、電子請求書なら、メールやクラウドサービスでの送信、印刷して紙で送付する方法など、さまざまな形式に対応可能です。

取引先によっては、紙の書類を郵送するより、他の方法を希望するケースもあるでしょう。請求書の電子化システムを導入すると、取引先ごとに最適な方法を選択できるようになります。

情報共有の迅速化やリモート対応ができる

請求書の電子化システムを利用すれば、以下のような機能で社内での情報共有が迅速化できます。

  • 進捗管理機能:
    システム上で請求書の発行や送付、振込の状況を確認。リマインドにより送付忘れなどの人的ミスを防止できる。
  • 入金確認・消込機能:
    金融機関から入金データを自動で取得。請求書金額と照合できるため、支払い情報も共有でき、未払いへのリマインドや督促も迅速に行える。

また、電子請求書なら、押印などの必要性もなくなるため、出社しなくても請求書業務ができます。請求書の電子化は、リモートワークへの対応にも有効で、業務継続性や従業員満足度の向上が期待できるでしょう。

請求書を電子化するシステムの主な機能

請求書の電子化システムの主な機能は、以下の通りです。なお、対応している機能はシステムによって異なるため、導入する際は事前に確認しましょう。

機能 機能の説明
請求書の作成 システムに入っているテンプレートや自社独自のフォーマットを利用して請求書を作成する機能。取引項目や金額、日付など必要な情報を入力するだけで簡単に請求書が作成できる。
請求書の送信 取引先へ請求書を送付する機能。送信する日付や時間などの予約も可能。
郵送代行 請求書の郵送を代行してくれる機能。
請求書の保管 作成・送付した請求書をシステム内で管理・保管する機能。過去の請求書も検索などで簡単に探し出せる。
データ連携 自社の販売管理システムや会計ソフト、CRM(顧客関係管理)ツール、SFA(営業支援システム)など、外部ツールと連携できる機能。データの反映により請求書の作成が効率化できる。
入金管理 請求書に対する入金を管理する機能。銀行口座とデータ連携して、自動で入金消込などを行ってくれる。
請求書の受領 取引先から送付される請求書を受領する機能。
セキュリティ機能 通信データの暗号化やアクセス権限の管理など、セキュリティを保護する機能。
トラッキング機能 送付した請求書の送信・開封状況を確認できる機能。
デザインのカスタマイズ機能 請求書の形式やフォーマットなどを自社仕様にカスタマイズできる機能。
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請求書を電子化するシステムの選び方とは?まずはシステムのタイプをチェックしよう

請求書を電子化するシステムを選ぶ際には、システムのタイプを確認する必要があります。請求書の電子化システムは、大まかに分けて以下の4種類です。

  • 小規模な事業に適したシステム
  • 大量の請求書の発行を電子化するシステム
  • 発行以外の請求業務も効率化するシステム
  • 請求書の受領を効率化するシステム

それぞれの特徴を理解して、自社に合うシステムを選択しましょう。

小規模な事業に適したシステム

取引先が数十社ほどで、月間の請求書発行件数が少ない企業向けのシステムです。小規模な企業では、毎月の請求書も多くはないため、電子化する場合も高機能なツールは必要ありません。

請求書の作成や送付など、必要最低限の機能が揃ったシステムは導入も容易なため、時間やコストを抑えて電子化を実現したい企業におすすめです。反対に、無理に高機能なシステムを導入してしまうと、コストパフォーマンスが低下する恐れがあります。

大量の請求書の発行を電子化するシステム

取引先が100社以上あり、月間の請求書発行件数が多い企業向けのシステムです。会社や部署ごとに請求書を振り分けたり、個別に送信したりする際に役立ちます。

多くの請求書を作成する場合は、発行だけでなく請求書の送信や管理に役立つ機能を備えたシステムを選択するのが良いでしょう。使用中の販売管理システムや営業支援システムなどと連携して、効率的に請求書の作成・発行をしたい企業にもおすすめです。

発行以外の請求業務も効率化するシステム

請求書の作成・発行以外の業務も効率化できるシステムです。メールアドレスの収集や入金確認、消込み、督促など、請求書作成に関するさまざまな業務を効率化できます。

請求書の作成や送付だけでなく、周辺業務もまとめて1つのシステムで管理したい場合に選択すると良いでしょう。営業や支払いの管理、売上見込みの算出など管理・分析機能が使えるシステムもあります。

請求書の受領を効率化するシステム

請求書の発行だけではなく、受領について効率化できるシステムです。請求書の数が多くなると、作成・発行だけでなく、受領・整理などの業務も煩雑になっていくでしょう。

請求書の受領を効率化したい場合は、請求書の受取・電子化ができる請求書受領システムがおすすめです。受領システムを利用すれば、受け取った請求書のデータ化や入力・管理作業、会計システムとの連携、仕訳や振り込みデータの作成などに対応できます。

請求書を電子化するシステムを比較する際のチェックポイントを解説

請求書を電子化するシステムを比較する際のチェックポイントは、以下の通りです。

  • 自社の目的に合うか
  • 請求書以外の帳票にも対応できるか
  • インボイスや電子帳簿保存法に対応できるか
  • コストに問題はないか
  • 連携できるデータやシステムは豊富か
  • 信頼できるシステムであるか
  • 操作性は良いか
  • 郵送やFAXにも対応できるか
  • 利用中のデザインでフォーマットを作れるか
  • 導入支援やサポートに対応は十分か

それぞれのポイントを詳しく解説します。

自社の目的に合うか

システムを導入する際には、自社が請求書を電子化したいと考えている目的に合っているかを検討しましょう。「売上管理の効率化」「請求業務の効率化」「コスト削減」「データ活用の促進」など、はじめに具体的な目的を明確化しておくのが大切です。

何を目指すのかが決まったら、目的別に必要な機能をリストアップします。優先順位を付けたうえで各システムがどの程度要件を満たしているかを比較すると良いでしょう。

請求書以外の帳票にも対応できるか

請求書を電子化するシステムには、以下のように、請求書以外に対応できる電子帳票システムもあります。

  • 領収書
  • 明細書
  • 納品書
  • 伝票
  • 給与明細 etc.

幅広い帳票に対応したシステムなら、請求書だけでなく、さまざまな帳票業務を効率化でき、さらにデータ連携で作成・管理がやりやすくなるのがメリットです。システムを導入する際は、請求書以外の電子化に対応しているかどうかも確認すると良いでしょう。

現在、紙の帳票類を使用している企業では、紙帳票を独自デザインのまま電子化できるかどうかもチェックしておくと、フォーマット変更などの手間がなくて済みます。

電子帳票システムの詳しい機能や導入のメリットを知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【関連記事】電子帳票システムの機能やメリット・注意点を徹底解説

インボイスや電子帳簿保存法に対応できるか

請求書を電子化するシステムを導入する際は、インボイスや電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認しましょう。企業の帳票業務では、法律や税制への対応も欠かせません。特に、電子帳簿保存法は改正されているため、最新の法律に対応しているか確認しておく必要があります。

インボイスに関しては、現在多くのシステムが対応しているものの、念のためチェックしておきましょう。それぞれ適切な対応ができていないと経理上のリスクが生じるため、必ず要件を満たしたシステムを選択してください。

コストに問題はないか

電子化システムを選択するうえでは、コスト面も重要なポイントになります。システムの料金体系を確認し、自社で利用する場合のコストはどれくらいになるか、事前にシミュレーションしておきましょう。請求書電子化システムの料金体系は、主に以下の2種類です。

  • 月額固定費用タイプ:利用するプランなどに応じて毎月決まった金額を請求する。
  • 月額従量課金タイプ:サービスの利用料に応じて毎月の請求額が変化する。

料金によって機能性が異なる場合もあるため、自社の課題を解決しながら、コスト負担の少なくて済むシステムを選択するのが好ましいでしょう。

連携できるデータやシステムは豊富か

導入を検討している請求書電子化システムがPDFやCSVなどのファイルに対応できるか、自社で利用中のシステムなどと連携できるかを確認しましょう。販売管理システムや会計ソフトなど外部ツール・システムとの連携ができると請求書の作成が効率化できます。

月に1、2回ほどの請求書発行であれば、CSVファイルでの連携で十分に対応可能です。しかし、発行回数が多い場合はAPI(Application Programming Interface:ソフトウェアやWebサービスをつなぐインターフェース)で直接連携できた方が便利に使えます。

信頼できるシステムであるか

請求書を電子化するシステムには、自社や取引先の情報を入力しなければならないため、導入の際は、システムや供給元の企業が信頼できるかどうかも重要になります。システムの信頼性を確認するためのポイントは、以下の通りです。

  • 暗号化やアクセス制御、自動パスワード付与などのセキュリティ機能はあるか
  • 企業の導入実績は豊富にあるか
  • 上場や長期での経営実績など、販売元の企業は信頼できるか

操作性は良いか

電子化システムは、誰でも直感的に使えるUIになっているか確認が必要です。システムの操作性は、業務効率や教育コストに影響があります。機能的なシステムを導入しても、操作が難しければ、従業員が使いこなせず、効率化につながらないかもしれません。

操作性を判断する際は、画面のレイアウトや階層構造、手順の少なさなど、直感的に理解しやすそうなシステムかをみると良いでしょう。もし無料トライアルがあるなら、一度利用してみるのがおすすめです。

郵送やFAXにも対応できるか

電子化システムが郵送やFAXまで対応していると、多様な取引先に対応できるほか、請求業務をシステムで一元化できるメリットがあります。せっかく請求書電子化できても、郵送の必要な取引先があると、紙での発行や送付などの業務が残ってしまい、効率化につながりにくいでしょう。

郵送やFAXの取引先もシステムで対応できれば、業務上の手間を大きく削減できます。また、郵送業務の外注化は人的ミスの削減も期待できます。

利用中のデザインでフォーマットを作れるか

請求書電子化システムの選定では、現在、自社で利用中の請求書のデザインをそのまま使えるか確認しましょう。取引先によって指定されるフォーマットが異なるケースもあるため、さまざまなデザインに対応できるかも重要です。

利用可能なデザインに柔軟性がないと取引先の要望に応えられず、郵送での対応を求められる恐れがあります。利用中のデザインが使用できるのはもちろん、カスタマイズなどにも柔軟に対応できるシステムが好ましいでしょう。

導入支援やサポートに対応は十分か

請求書の電子化システムを選ぶ際は、以下のような導入時のサポート内容についても確認しておきましょう。

  • 必要な機能などのヒアリングやシステムの要件定義
  • 送付先メールアドレスの収集
  • 取引先への電子化促進施策など

自社だけでなく、取引先までサポートしてもらえると請求書の電子化がスムーズになります。

また、アフターフォローのチェックも大切です。運用開始後の問い合わせ対応に関して、公式サイトや口コミサイトで調査して確認しましょう。

請求書を電子化するシステムを導入する際の注意点

請求書の電子化システムを導入する際の注意点は、以下の通りです。

取引先には事前に相談しておく

電子化をスムーズに進めるため、取引先には事前に電子請求書の利用について相談しておきます。急に電子化に踏み切ると、信頼関係に悪影響を及ぼす恐れがあるので注意しましょう。

断られた場合を想定して紙でも対応できるようにしておく

取引先によっては、どうしても電子化に対応してもらえない場合もあるため、引き続き、紙での請求書発行にも対応できるようにしましょう。

社内の理解を得ておく

電子化に伴う混乱を防止するため、従業員にも電子請求書のメリットや取り扱い、システムの操作などをあらかじめ理解してもらう必要があります。

取引先への請求書電子化の通知方法や断られた場合の対処法などを詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【関連記事】請求書の電子化に伴う案内文の内容・書き方は?例文・重要ポイント・注意点を紹介
【関連記事】請求書の電子化を拒否された時の対処法とは?取引先が拒否する理由も解説

請求書の電子化には「ナビエクスプレス」

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また、各種インターフェースによるシステム連携や、取引先のデータ形式への対応など、カスタマイズ性にも優れたサービスです。

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請求書を電子化するシステムの導入は選び方が重要

毎月の請求書を電子化すれば、発行や郵送にかかるコストの削減、人的ミスの防止による請求書業務の効率化や法改正への対応など、さまざまなメリットがあります。請求書の電子化で重要になるのが導入するシステムの選択です。請求書の電子化をスムーズに進めるには、自社に合った電子化システムが欠かせません。

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