多岐に渡るシステムや属人的なレポーティングから脱却し、共通言語化を目指す

― データ活用に本格的に取り組まれることになった背景について教えていただけますか。

S氏 : まず、全社的に「データドリブン経営」が命題として掲げられた中で、我々も取り組みを強化していこうと立ち上がったことですね。一方でその当時、データはあるけれども機能的に活用できていないという状況がありました。
というのも、事業部ごとに異なる基幹システムを使っているので、お互いの連携が取れておらず、同じ条件のデータとしてすぐに揃えることができなかったのです。

F氏 : 卸売・販売ですので最も利用頻度が高いのはやはり売上データです。当時は各人が基幹システム内の売上データを各々取得して表計算ソフトで加工し、目的に合わせた数字を出していました。人によってデータ取得のしかたも違えば、加工の方針も違うので、それによって同じ条件で数字が違うといったこともありました。

― 事業部ごとに基幹システムが違うということは、例えば「卸売と直販を合わせた全体の売れ筋」などはどうやって算出していたのでしょうか？

S氏 : 「卸売の売れ筋」や「直販の売れ筋」はすぐ見ることができるのですが、両者を同条件で合算するには、毎回互いの事業部で数字を出し合ってレポートを作成しなければなりません。つまり「今、全体で売れている商品は？」という状況をリアルタイムで見ることは難しい状況でした。こういったデータを共通化して、共通言語として使えるようにするというところが、取り組みを進めていく中での最初の課題でした。

― 貴社のグループ本社で、先にSpotfireが導入されていたことが採用のきっかけになったそうですね。

S氏 : 実はグループ本社でも同じような課題を抱えていたようです。グループ全社の売上レポートを見ようにも、指示を出さないと集まってこない。集まるタイミングもまちまちで、レポートが揃った頃には情報が古くなっている……といったことから、一気通貫で売上を見られるプラットフォームを導入したいという意向があったのではないかと思います。ただ、当社へのSpotfire導入当初はどう活用していけばいいのかがよくわからず、なかなか社内に浸透しませんでした……。

F氏 : 本社のスタッフがSpotfireのレクチャーをしに来てくれたのですが、表計算ソフトを使い慣れた人間からすると「できることは多そうだけれども、使いこなせるだろうか？」という印象でした（苦笑）。

S氏 : 一部の部門からSpotfireの使い方や効果を確認後、段階的に広げていく必要があったため、代理店のジャパンシステム様にトレーニングなどのサポートに入っていただき、Spotfireの本当の実力を知っていくことになったのです。

F氏 : 中でも、データの結合や複雑な前処理ができるデータキャンバスやデータリレーションシップスの機能が使えるようになったのは一番大きかったですね。当初はデータをどうやって突合すればきれいにつながるかもわかっていないメンバーが多かったので、そこを実践的な形で教えていただくことで、こうした機能をどう活用すればいいかが見えてきました。また、前処理のプロセスが見えているので、各々が表計算ソフトでデータを加工していたときのように、いわゆる先祖返りや、「最新データはどれ？」といった状況もなくなりました。

複雑な前処理ができるデータキャンバスの操作画面

毎週担当がほぼ1日かけていた『レポートを作成する』業務自体がなくなった

― トレーニングの他にはどのようなサポートを受けているのですか。

S氏 : 日々の業務の中で発生した疑問に対応していただくヘルプデスク的な業務、レポート作成のサポートなどをお願いしています。

F氏 : アナリストがレポート作成をする際のサポートは、現在メインでお願いしている業務と言っていいかと思います。例えば「このデータとこのデータをつなげて、1年間の市場シェアを俯瞰できるレポートを作りたい」、「今まで表計算ソフトでこんな風に作ってきたレポートを、Spotfireで作り直したい」といった内容を聞いて、そこから材料を揃えて、目的に沿った形でレポートを作り上げていくところまで伴走していただいています。

― Spotfireを本格的に活用し始めたことによる効果は見えてきていますか。

S氏 : 従来は「これが売れそうだ」、「あのデータを見たい」と思っても『レポート作成を依頼して完成を待つ』タイムラグがありましたが、Spotfireが導入されてからは『思い立ったときに、完成しているレポートをワンクリックで出力してもらう』だけになりました。

F氏 : 出力する側も、基本的には「結果を見て分析する」のと、「要点箇所のスナップショットを撮る」、そしてそれをメールで配信すればいいわけですから、『レポートを作成する』という工程自体がなくなった感覚ですね。それに表計算ソフトの場合は、売上推移から前月比や累積といった別のグラフを作りたい場合にいちいち組み直していましたが、Spotfire特有の関数（Over関数）を使えばこれもすぐに処理できます。もちろん、負担はかなり軽減されました。

S氏 : 『レポート作成』をしていたときは、週明けは一日の大半の時間を各自が担当する販売チャネルのデータ集計や、既存のテンプレートへの転記、メール配信に取られていました。例えばそれが主要10チャネルで毎週、年間52週続くと考えると、その差は大きいですよね。

F氏 : 社内の評判も一時とは比べ物になりません。「Spotfireがないと業務ができません」というスタッフもいるぐらい、浸透してきていますね。

振り返りだけでなく、統計解析による「この先の予測」にも取り組んでいきたい

― 今後、Spotfireをどのように活用していきたいとお考えですか。

S氏 : そうですね、私の預かる領域を超える部分もありますが……次なるフェーズとして本当に取り組みたいのは、営業やマーケティングを超えた、未展開の領域へSpotfireでのデータ活用を広げていくことですね。
現在Spotfireは基本的に我々営業本部がメインで活用していますが、他部門のアナリストともバーチャル組織的に活用の場を模索しているところです。マーケティングでもまだ使い切れていないデータはありますし、ロジスティクスやファイナンスでもデータ活用を進められたらと考えています。
それからもう１つ、大規模言語モデルを活用したアドオンSpotfire Copilot®を使ったより先進的なデータ活用分析にも取り組みたいです。AI活用にはセキュリティ対策などさまざまな制約や課題、リスクを乗り越える必要がありますが、Spotfireはグループ本社も活用していますから、そのシナジーがあればCopilotのファンクションを活かした展開をしやすいのではないかと。

F氏 : これまではSpotfireを、実績を分析するような「過去の振り返り」に使ってきましたが、この先は「未来の予測」に取り組めるような知見を積んでいきたいですね。予測となれば、自分たちが取得している以外のさまざまなデータが必要になってきますので。

S氏 : 統計的分析を学ぶなど、アナリストの皆にももっとレベルアップしてもらい、いずれこちら側から営業的な選択肢を示唆したり、打ち手の案を出したりできるといいですね。後方支援だけでなく、前線にも立てるようなデータ活用を推進していければ。

― Spotfireによるデータ活用が、みなさまのスタンスを変えていく一助となれるよう、今後もサポートに努めてまいります。本日はありがとうございました。